おもてなし委員会 おもてなしセミナー「満天☆青年レストラン」事業報告書について

審議

 

 

ファイル名

omotenashiseminar-riji-hou1

 

事業名

おもてなしセミナー「満天☆青年レストラン

 

委員会名

おもてなし委員会

 

担当常任理事

常任理事

佐藤 直樹

確認日

2015年07月17日

委員長名

委員長

丸山 一弥

確認日

2015年07月17日

文書作成者氏名

事業チーフ

松沢 裕太

作成日

2015年07月17日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/決算報告

事業要綱

 

1.

事業実施に至る背景

 

一般社団法人長岡青年会議所(以下「長岡JC」とする)は、満足と感動を与えられるおもてなし精神を先輩諸兄から継承し、郷土長岡の発展に貢献できるひとづくり活動に取り組んでまいりました。本年度、長岡JCは大きな節目の年にあたり、外部の方々と接する機会が多い年です。だからこそ、長岡JCの根底にあるおもてなしをさらに向上させるには、今一度、一般的なおもてなしを学び、全体で統一感を持ったおもてなしを実行できる人財の育成が必要であります。


2.

事業の対象者

 

対外対象者:無

対内対象者:長岡JCメンバー全員


3.

事業目的 (対外)

 

  無


4.

事業目的 (対内)

 

本事業で学んだおもてなしをメンバー一人ひとりに浸透させ、いかなる場面においても全ての人に対し発揮できる人財となることを目的とします。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料 /決算報告

事業概要

 

1.

実施日時

 

(1)実施日: 平成27年5月23日()〜24日()

(2)実施時間: 1日目 12:00 〜 20:00  2日目  6:00 〜 14:00


2.

実施場所・会場

 

会場名: 見附市立海の家海・海ハウス

住所)長岡市寺泊郷本188−1

電話)0258−75−2168


3.

参加員数結果報告並びに参加推進方法の検証

 

(1)対外対象者

  無

 

(2)対内対象者

長岡JCメンバー168人(2015年5月19日現在、休会者6名を含む)、

参加人数 85人(出席率54.7%)

出欠表

 

(3)参加推進方法についての検証

@各委員会に担当を決め、電話での参加の呼びかけをすることにより、参加人数を増やすことに繋がり、当初は93人の参加予定となっていましたが、当日参加できなかったメンバーが8人いました。直前、当日中においても連絡を取ることが必要でした。

A2日間開催は、メンバーの負担にもなりえるので宿泊のあり、なしを事前に把握しそれに対応した設営が必要でした。

B参加推進に当たっては、前もって事業の趣旨を広め、長岡JC及びメンバーにとっての必要性と参加をする上での魅力の発信を積極的に進めるべき必要がありました。


4.

決算・予算総額

決算総額:

¥130,140−

決算報告書へ

 

 

予算総額:

¥389,340−

 


5.

外部協力者・協力種別並びに礼状発送等の状況

 

会場使用のご協力:見附市立海の家海・海ハウス

 


6.

引用著作物の有無

 


7.

対外配布資料の有無

 


8.

公益性の有無


9.

実施組織

 

役割分担表

 

(事前準備)

内容

担当者

統括責任者

丸山一弥委員長

統括責任者補佐

渡邉辰太郎副委員長

チーフ

松沢裕太

サブチーフ

富澤光伸

シナリオ作成

杉本淳、◯野上将司、岡田崇、佐藤裕人、西脇広紀、小林友和、佐藤有亮、瀧川昌大、大橋剛

資料作成

◯松本光央、井口明彦、内田めぐみ、高桑勝、小熊孝幸、吉原哲也、小川恭子、土田誠

 

 

場面図作成

◯深田純、松沢裕太、阿久津磨人、小沼貴史、安達努、井上徹

案内配信、出欠確認

◯石橋智宏運営幹事、星野正男、笠原満

会場打ち合わせ、設営準備

池田治、山岸弘幸、中澤秀和、富澤光伸、◯佐々木悠、五十嵐佑一、大郷朋秋、江口龍司、三条朋美、大橋邦生、平石優介

備品手配

◯北原潤一会計幹事、小林良博、依田毅、星野正男

PR

◯渡邉辰太郎副委員長、内田めぐみ、高桑勝、小熊孝幸、吉原哲也、小沼貴史、安達努、井上徹、五十嵐佑一、大郷朋秋、江口龍司、三条朋美、小林良博、大橋邦生、依田毅、風間政一、石塚昌紀、笠原満、平石優介

○は担当リーダー

 

(当日)

内容

担当者

統括責任者

丸山一弥委員長

統括責任者補佐

渡邉辰太郎副委員長

チーフ

松沢裕太

サブチーフ

富澤光伸

受付

◯石橋智宏運営幹事、北原潤一会計幹事

会場設営班

松本光央、深田純、杉本淳、井口明彦、内田めぐみ、高桑勝、小熊孝幸、井上徹、五十嵐佑一、大郷朋秋、三条朋美、西脇広紀、瀧川昌大、小川恭子、土田誠

ビデオ担当

◯池田治、岡田崇

司会

渡邉辰太郎副委員長、石橋智宏運営幹事、松本光央、深田純、杉本淳、佐々木悠

海の家待機

松本光央、池田治、◯富澤光伸サブチーフ、佐々木悠、岡田崇

備品班

池田治、野上将司、◯北原潤一会計幹事

○は担当リーダー

 


10.

事業目的達成の検証

 

事業目的に達した点:

@新入会員が前面に立ち、既存メンバーがそれをサポートする形でメンバーへのおもてなしを行い、その後のワークショップにて各自がおもてなしを考えることに繋げることができました。

Aプレゼンテーションにておもてなし委員会が事前に学んだおもてなしをメンバーに伝えることができました。

B委員会毎のチームに分かれて工夫をこらした料理を楽しみながら作っていただくことでメンバーが主体的におもてなしを実践することができたと考えます。

事業目的に達しなかった点:

@おもてなしとしての設営が不用意であったために、メンバーに浸透させることが不十分でありました。

 当日の実施内容をどのように進めるかということに気を取られ、参加者一人ひとりの目線に立ってどのようにおもてなしをすれば楽しんでいただけるのか、快く参加していただけるのかという観点が欠けていました。

A全ての行程に参加できる参加メンバーが少なく、おもてなし委員会全体を通しての本来のおもてなしの浸透が不十分となりました。

 前もって事業の趣旨を広め、且つ、事業に対しどのようなことが求められているのかを汲み取り、盛り込むことができておらず、事業参加を通しておもてなしの何が得られるのか、メンバーに対しそれをどのように訴えていくのかについて議論をした上で、実行に移す必要がありました。

Bプレゼンテーション、ワークショップ、料理というそれぞれの実施内容が独立してしまっていたため、それぞれを関連付けて本来のおもてなしを浸透させることが不十分でありました。

 相手に満足と感動を与えるという本来のおもてなしを浸透させるために実施内容の各パートにおいてどのような工夫が必要かということの議論が不十分でした。実施内容の細部の手法については会場でのシミュレーションを踏まえ、検討することが必要でした。

C事業の実施内容の各パートにおいておもてなしをどうのように浸透させるのかという観点が欠けていました。実施内容の各パートにおいてメンバーの誰がどのようにおもてなしをするのかについて役割を明確にしておく必要がありました。

 

当日アンケート結果


11.

実施上の問題点

 

(事業目的の達成に繋げることについて)

@本来のおもてなしについて実施内容への落とし込みが不十分でした。

 相手に満足と感動を与えるという主題の下、おもてなし委員会が事前に学んだおもてなしを実施内容にどのように盛り込むかについての委員会メンバー全体を巻き込んだ形での議論や、計画と実地でのシミュレーションが不足していました。

Aご卒業生に対するもてなしと配慮に欠けていました。

 記念となる思い出を作っていただくために、参加いただいたご卒業生に対しどのようなおもてなしをするべきか、また委員会毎のチームや新入会員との交流をどのようにしていただくかについての観点をもつことが欠けていました。

B日程に関して十分な検討と調整ができていませんでした。事業目的が達成できるよう日程と時間の取り方をよく検討する必要がありました。

 

(当日の設営について)

C事前のシミュレーション不足のため、予定していたシナリオ通りに進めることができませんでした。

 早い段階から現地において委員会メンバー全員でシミュレーションを重ね、課題や改善点を洗い出し、実施内容へのフィードバックのため議論を尽くすことが必要でした。

D役割分担の指示出しが不十分で当日の設営に不備が生じました。

 事前に役割分担の明確化と周知徹底がされておらず、当日設営においてその時その時で行動せざるを得ず、参加メンバーにはご迷惑をおかけしました。委員会メンバーが各自の役割を理解し、疑問点がないようにしておくことが必要でした。

Eバス設営では前もって休憩箇所を設定しておくべきでした。

 バス設営の行程では休憩時間を全く考慮していませんでした。長時間のバス移動を伴う際にはおもてなしの一環として休憩時間と場所を事前に検討しておくことが必要でした。

F刃物や火の元を扱う調理時の危機管理ができていませんでした。

 予め注意事項の周知しておき、危険防止のための人員配置が必要であったと考えます。

Gアルコールを出すタイミングについて、委員会での配慮が欠けていました。

 おもてなしを実行するために委員会メンバーが節度を持った振る舞いをするという認識が欠けていました。

 

(備品管理について)

H事前のチェック不足により当日の料理食材に不足があり、調理が遅れてしまいました。

 実施内容の各パートにおける備品確認及び配置予定の不徹底により、料理食材の不足という致命的なミスを招いてしまいました。

I事前準備の段階で備品の配置を示す場面図を作っていなかったので当日どこにあるのかわからず混乱してしまいました。

 

(新入会員の参加について)

J新入会員の巻き込み不足で全行程における参加人数が少なく、新入会員を主役にした設営が不十分でした。

 早い段階から新入会員に役割分担し、既存メンバーを交えて事業構築を重ねることで責任感とともにやりがいを感じてもらい、当日における全行程参加に繋げることができたものと考えます。また、本来のおもてなしを浸透させるという事業構築を通じて新入会員と既存メンバーの双方がひとづくりの場として実践することが必要であったと考えます。

 

(施設の利用について)

K事前の調整不足により施設を貸切にできていませんでした。

 計画段階では貸切の予定でしたが、その後、定期的に確認と調整を行う必要がありました。

L施設についての情報不足とのご指摘をいただきました。

 事前の実地調査をした中で参加メンバーに対して必要な情報を確認しておく必要がありました。

M懇親会の食事が残ってしまい、結果として廃棄することになった。食事を適量用意する準備に欠けていました。

 事前のシミュレーションと確認を行う必要がありました。

N極力ゴミを減らす設営をするべきでした。

 実施内容の想定における備品の量について確認が不十分でした。ある程度の余裕は考慮しつつも備品が適切な量であったか、しっかりと確認をしておく必要がありました。


12.

未来(あす)への挑戦と覚悟」に関わる効果

 

本事業において本来のおもてなしのメンバーへの浸透が欠けていました。その中で、事業の構築と設営を通しておもてなしをどのように実施内容に盛り込むべきであったのかという反省を踏まえ、今後の課題を認識し、挑戦と覚悟をもっておもてなしを高めていく土台になったものと考えます。


13.

次年度への引継ぎ事項

 

(実施内容を事業目的への達成に繋げることについて)

@実施内容の各パートにおいて事業の趣旨が反映されているかを検討し、メンバーの役割分担を決めてシミュレーションを行うことで事業目的の達成に繋げることが必要です。

Aご卒業生に対して敬意を払った設営を心掛け、用意をしておく必要があります。ご卒業生に記念となる思い出を作っていただくために、どのような設営を心掛けるべきか、また所属している委員会や新入会員との交流をどのようにしていただくかについて検討が必要です。委員会内のご卒業生の意見を伺い、設営に反映するべきであると考えます。

B泊りを伴う事業であれば、前もって事業の趣旨を広めた上で、事業に対しどのようなことが求められているのか汲み取って、盛り込む検討が必要です。事業参加を通して何が得られるのか、メンバーに対しそれをどのように訴えていくのかについて決定し、実行に移す必要があります。

C参加費が発生する場合は、案内文の時点でキャンセル期日を指定しておく必要があります。

 

(当日の設営について)

D事業構築の早い段階から会場にてシミュレーションを重ねる必要があります。早い段階から現地において委員会メンバー全員でシミュレーションを行い、課題や改善点を洗い出し、実施内容に反映することが必要です。

E資料を精査し事業目的に繋げることができるかを事前に確認し、場合によっては実施内容の改善も検討する必要があります。

F実施内容の各パートは各班のリーダーに早い段階で委任し、逐次委員会スタッフを含めフォローと確認を行うことが必要です。

Gバス設営では乗車時間により、休憩箇所を設けることや設えに工夫することが必要です。

H実施内容に即した危機管理フローを想定しておく必要があります。実施に際し、予め注意事項を周知徹底し、危険防止のための人員配置をしておく必要があります。

I飲酒を伴う場合、事故やけが、外部とのトラブルとならないよう設営面での考慮と当日における注意喚起を徹底する必要があります。

Jしおりに実施内容との行き違いがないよう精査し、場合によっては実施内容の再考も検討する必要があります。

 

(備品管理について)

K実施前に全ての場面で備品に不足がないかをチェックしておく必要があります。各パートの担当に当日の状況をシミュレーションした備品の洗い出しとチーフを始めとし委員会スタッフによる二重三重の確認を行う必要があります。

L備品リストは担当だけでなく委員会メンバー全員で共有することが必要です。

M場面毎に備品の配置を明確にしておく必要があります。場面図と備品リストとの関係付けが必要と考えます。

N救急箱は実施内容に応じて内容量または携行数を増やす必要があります。

 

(新入会員の参加について)

O事業構築の早い段階から新入会員を巻き込んで準備を進め、一体感をもって設営に臨むことが必要です。早い段階から新入会員に役割を振り、既存メンバーを交えて事業構築を重ねることで責任感とやりがいを感じてもらい設営を進めることが必要と考えます。

P事業当日は新入会員を主役としながら、既存メンバーとの交流を深められる設営が必要です。

 

(施設の利用について)

Q施設の貸切が必要な場合、事前に担当者との綿密な調整と及び定期的な確認を行う必要があります。

R施設についての情報を参加メンバーに伝える必要があります。事前の実地調査をした上で、事業参加にあたっての必要な情報を洗い出す必要があります。

S案内文や最終案内の時点で施設についての詳細な情報を提供しておく必要があります。

㉑施設の利用にあたっては長岡JCに使ってもらって良かったと思われるような設営となるよう十二分に考慮する必要があります。使用前の状態に復帰できることが前提となります。

㉒施設やレンタル品の破損・紛失が発生しないよう事前に準備し、メンバーに周知することが必要です。

㉓会場を汚さないよう特に飲酒がある場合は注意喚起を徹底する必要があります。

㉔可能なかぎり廃棄物を減らすよう消費する量が適切か十二分に検討する必要があります。実施内容の想定における備品の量について確認が徹底し、ある程度の予備を考慮しつつ確認をする必要があります。


14.

委員長所見

 

2日間という長丁場にわたりましておもてなしセミナー「満天☆青年レストラン」にご参加いただきましてありがとうございました。

事業当日は、我々メンバーが事前に学んだ「おもてなし」を新入会員が前面に立ち、それを既存メンバーがサポートする形でおもてなしを行い、メンバー一人ひとりに浸透させ、いかなる場面においても全ての人に対し発揮できる人財となることを目的に実施いたしました。2日間の中でプレゼンテーションやワークショップ・料理を通じて各委員会の結束力やLOMの絆が深まったと感じました。「おもてなし」を実践するにあたって、各委員会の結束力やLOMの絆が深まれば、「おもてなし」も実践しやすいのではないでしょうか。しかし、新入会員を含めてメンバーの参加が少なかったことで、当初目的のメンバー一人ひとりに事前に学んだ「おもてなし」を浸透させることが不十分に感じております。いかに、今回の事業が必要なのかを事前にメンバーに伝えられなかったことが大きな要因だと感じております。

おもてなしセミナーを通じて、6月例会では長岡流おもてなし精神の確立を目的としております。メンバー一人ひとりがおもてなしを実践することができ、またそれを更に向上していただきたいと考えます。

最後に丸山清貴理事長を始めとするスタッフの皆様、そして本事業に参加していただいたメンバーの皆様に感謝しております。そして、松沢裕太チーフを中心にしっかりと事前準備、設営してくれました委員会メンバー、新入会員に感謝申し上げます。ありがとうございました。

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審議対象資料一覧(ここに記載したものは全て審議対象となります) 

●電子資料 〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

 

電   子   資  料  名

1

案内文

2

決算報告書

3

アンケート

4

アンケート結果

5

タイムテーブル

6

プレゼンテーション資料

7

ワークショップチェックシート

8

ワークショップまとめシート

9

会場案内図

10

会場見取図

11

場面図

12

料理レシピ

13

しおり資料

14

出欠表

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前回までの流れ(意見と対応)

 

第12回正副常任会議

 

開催日

2015年

07月

01日

(水曜日)

協議

 

意見01:

新入会員を早くから設営に参加させるべきであったとありますが、何のため参加させるかを詳しく書いてください。

対応01:

「11.実施上の問題点」のJにて追記致しました。

意見02:

バスの利用者を教えてください。

対応02:

出欠表に追記致しました。41人です。

意見03:

おもてなしのセミナーでおもてなしができなかった理由をおしえてください。

対応03:

「10.事業目的達成の検証」に追記させていただきましたが、 当日の実施内容をどのように進めるかということに気を取られ、参加者一人ひとりの目線に立ってどのようにおもてなしをすればよいのかという検討が不足していました。タイムスケジュール上の実施内容の準備だけでなく、どのようにすれば満足と感動を感じていただけるか議論が必要でした。

意見04:

参加したメンバーが楽しめるようにするには委員会メンバーが楽しんで設営する必要があります。また日取りに関しても日が悪かったので委員会に持ち帰って議論してください。

対応04:

事業構築の早い段階からグループ毎に役割を振り、本来のおもてなしを浸透させるという事業構築を通じてやりがいを感じてもらい、活発な意見交換ができるように状況を醸成する必要がありました。また、日取りに関しては、「11.実施上の問題点」のBに記載させていただきましたが、十分な検討と調整ができていませんでした。事業目的が達成できるよう日程と時間の取り方をよく検討する必要がありました。

意見05:

料理を通しておもてなしを学んでもらう事でしたが、交流事業ではあっても、おもてなしが何もできていません。できなかった理由を詳細に記載してください。

対応05:

設営側として料理でどのようにおもてなしをすればいいかということの説明不足や食材、備品等の不足等の不手際がありましたが、メンバーが楽しみながら自チームの料理が一番美味しくなるように工夫していたことに関しては、メンバーが主体的におもてなしを実践していたものと考えます。

意見06:

アンケートにも書いてあるおもてなしと楽しさの関係性を事業目的に達した点に記載してください。

対応06:

「10.事業目的達成の検証」の事業目的に達した点Bに追記させていただいた通り、委員会毎のチームに分かれて工夫をこらした料理を楽しみながら作っていただくことでメンバーが主体的におもてなしを実践することができたと考えます。

意見07:

アンケートで楽しかったと書いた人が33人いますので事業達成に追記してください。

対応07:

「10.事業目的達成の検証」のBに追記させていただきました。

意見08:

丸山委員長としては参加メンバーにおもてなしを浸透できたと考えますか。

対応08:

委員会毎のチームに分かれて工夫をこらした料理を楽しみながら作っていただくことでメンバーが主体的におもてなしを実践していただけました。また、アンケートでの回答にもありましたが、プレゼンテーションにおいて本来のおもてなしについて全体にお伝えすることができました。しかしながら、相手に満足と感動を与えるという本来のおもてなしを浸透させるために実施内容の各パートにおいてポイントを絞ってメンバーに何を学び、考え、発揮していただくかについて明確な説明が不足していたため、本来のおもてなしの浸透が不十分でした。

意見09:

事業目的を達成できなかった点について詳細を記載してください。

対応09:

「10.事業目的達成の検証」に詳細を記載致しました。

意見10:

アンケート結果をどのように報告書に反映していますか。

対応10:

実施上の問題点や、次年度への引継ぎ事項として反映しています。

意見11:

実施上の問題点を番号だけでなく項目ごとにまとめて記載してください。

対応11:

項目ごとにまとめました。

意見12:

参加推進方法についての検証を詳しく記載してください。

対応12:

検証結果について詳細を記載致しました。

意見13:

委員長所見について新入会員が確認するということを念頭に置いて修正をしてください。

対応13:

委員長所見を修正致しました。

 

第13回正副常任会議

 

開催日

2015年

07月

15日

(水曜日)

協議

 

意見01:

前回の報告書より細かくなり引き継ぎ事項としては分かりやすくなったかと思います。文章として増えている分、伝えたい点が曖昧にならないようにされる方がいいかと思います。例えば、参加推進方法についての検証にて「参加推進にあたっては前もって事業の趣旨を広め、長岡JC及びメンバーにとっての必要性」や「魅力の発信」とありますが、具体的な内容なのかを問われると思いますので答弁にて説明できるようにしてください。

対応01:

全体を精査し、しっかりとした答弁ができるようにします。

意見02:

本事業を通して新入会員に対して伝えたいことは何ですか。

対応02:

新入会員に対してはJC活動の設営の大切さを伝えることができました。

意見03:

参加していない新入会員に対してはどのように伝えましたか。

対応03:

JC活動の大切さを伝えました。

意見04:

事業の大切さが伝わっていない新入会員もいると思います。新入会員が出向から戻ってきた際には必ず伝えてください。

対応04:

必ず伝えます。

意見05:

丸山委員長自身の勉強になったことは何ですか。

対応05:

いかに効率よく設営ができるかということと早い段階でいかにメンバーに事業を周知するかということが至らなかった点であり、勉強になりました。

意見06:

至らなかった点については、今後の事業で改善意識を継続してください。

対応06:

至らなかった点については今後の事業でしっかりと対応していきます。

 


●議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日

議事

第03回

おもてなし委員会

2015年12月17日

協議

第15回

おもてなし委員会

2015年06月02日

協議

第04回

おもてなし委員会

2015年01月13日

協議

第16回

おもてなし委員会

2015年06月25日

協議

第05回

おもてなし委員会

2015年01月19日

協議

第12回

正副常任会議

2015年07月01日

協議

第02回

正副常任会議

2015年01月27日

協議

第17回

おもてなし委員会

2015年07月08日

協議

第06回

おもてなし委員会

2015年02月02日

協議

第13回

正副常任会議

2015年07月15日

協議

第03回

正副常任会議

2015年02月10日

協議

第14回

理事会

2015年07月22日

審議

第07回

おもてなし委員会

2015年02月16日

協議

 

 

 

 

 

第04回

正副常任会議

2015年02月25日

協議

 

 

 

 

 

第08回

おもてなし委員会

2015年03月03日

協議

 

 

 

 

 

第09回

おもてなし委員会

2015年03月09日

協議

 

 

 

 

 

第05回

正副常任会議

2015年03月11日

協議

 

 

 

 

 

第10回

おもてなし委員会

2015年03月16日

協議

 

 

 

 

 

● 

第06回

正副常任会議

2015年03月25日

協議

 

 

 

 

 

第11回

おもてなし委員会

2015年03月30日

協議

 

 

 

 

 

第07回

理事会

2015年04月08日

審議

 

 

 

 

 

第12回

おもてなし委員会

2015年04月09日

審議

 

 

 

 

 

第07回

正副常任会議

2015年04月15日

協議

 

 

 

 

 

第08回

理事会

2015年04月22日

審議

 

 

 

 

 

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 参考資料一覧

 

 

種  別

資  料  名

電子

備品一覧表

電子

緊急連絡時フローチャート

電子

料理対決のルールと流れ

電子

おもてなしプレゼンテーション

電子

おもてなしワークショップ

電子

おもてなしセミナーフローチャート

電子

おもてなしセミナーシナリオ

電子

受益者負担内訳

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