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事前準備計画
【協力メンバーへの依頼について】
・計画では３６人のところ７４人から参加表明をいただき、当日は５１人以上のメンバーが会場に集まり、ソーシャルディスタンスを保てずに密な状態となりました。
・協力メンバーへは事前に人員配置図と依頼内容の資料配信を行いましたが、議案構築の段階から委員会メンバーが各々の役割を把握しておらず、協力メンバーに指示出しが出来ずに計画通り設営が行えませんでした。
協力メンバー当日役割分担表 協力メンバー依頼内容 人員配置図
灯籠の組立等、事前に行える準備や、事前説明会の開催、準備の段階から他委員会へ協力依頼をし、当日までに準備を完全に終わらせておくことで、当日の役割分担についても最小限の人数で設営を行うことが出来たと考えられます。
また、委員会メンバーはなるべく作業に回らず、各々の役割を中心に全体を見渡し連携を取り、全体の調整をする必要がありました。
【役割分担計画について】
・灯籠組立
委員会メンバーが事前に組み立てた灯籠を組み立てテントから第一会場へ運び、灯籠放流担当へ引き渡す役割を計画していたが、事前準備の段階で灯籠の組み立てが終わっていませんでした。
当日の組み立てでは間に合わないので、最低限受皿へのろうそく設置は事業前日までに組み立てておくべきであった。
・灯籠放流
ＮＣＴ、ＹｏｕＴｕｂｅＬＩＶＥにより生中継されることから、担当委員会へＰＲの際には事業の趣旨から厳粛な雰囲気で行う事業であることを伝え、服装や立ち振る舞いについて事前に周知するべきであった。全ての委員会へＰＲに赴き、事業の趣旨を伝えなくてはならなかった。
・灯籠回収
後半につれて回収する灯籠数が増えるため、回収地点の増加と人員交代の計画が必要であった。
回収だけではなく、どの役割であっても同じメンバーが何時間も付きっきりになり疲労してしまうことの無いように、交代しながら行えるように計画をする必要がありました。
・交通誘導
灯籠流しを行う第一、第二会場に人が流れ込まないよう警備員を配置し、周辺道路はメンバーで誘導を行う計画であったが、人が集まることが予想された追廻橋周辺や灯籠回収地点の人員配置や観覧者への対応計画が不足しており、来場された方に無観客で行っている旨を伝えることが出来ずに、追廻橋周辺に人が集まり続けてしまいました。
回収地点（第三、第四会場）周辺の警備員配置計画が必要でした。会場レイアウト
・７月例会で市内小中学校に協力をいただいたフェニックス折り紙を会場に展示する計画でしたが、組み立て設置が間に合いませんでした。
・灯籠に記載するＳＮＳメッセージが少ない。発信力が弱かった。
→もっと前もって動くべきだった。上程スケジュールよく確認しながら逆算してください。
・平和学習との連携がなかった。平和学習行った学校全てに灯籠のメッセージもらえてなかった。各チーフ間の連携が弱かった。
→もっと連携を高めましょう。
・Ｙｏｕｔｕｂｅ動画投稿者ＳｔｕｄｉｏＧＨＩＫＬＩ様との連絡が７月下旬から一切取れなくなり撮影していただけなかった。
参加推進
・ポスターデザイン
今年度は学校の授業数が減っているなか、授業の一環としてデザインに取り組んで貰ったにも関わらず、何度も大幅なデザイン修正を依頼することになってしまいました。
・市政だより
市政だより８月号に掲載されました。
観光事業課と記載内容について打ち合わせを重ねましたが、最小限の記載内容となってしまいました。
議案構築段階で７月号掲載の計画について断られたが、７月号原稿締切の直前に掲載の許可が下りた。
・委員会ＰＲ全てに行かなかった。
→議案通過後の他委員会の開催が無く、人財育成委員会のみの告知になってしまったため、メンバーの灯籠のメッセージを呼びかけられなかった。
・当日参加できない趣旨、無観客の告知、中継視聴の呼びかけ等を伝えるためのポスターであったが主に学校関係への配布であったため無観客にならなかった。
→平和学習との連携、中継視聴の増加を狙い主に学校関係への配布をしたことは一定の効果があった。
・平和への願いメッセージ数、中継視聴者数を増やすためにＳＮＳの投稿を毎日すべきであった。
→ＳＮＳ効果にて９２３コメントを目標としたが、７２件であった。
当日の動き
・７月例会で製作を呼び掛けた折り紙フェニックスの展示、組み立が準備不足により間に合ってなかった。
・事前準備が不足していた為、灯籠の組み立てが計画通り終わらなかった。そのため、１時間に４５０挺の灯籠を流す事前計画を実行できなかった。備品（アルミカップ）の数が足りなかった。
・１４８８艇の灯籠を用意したが、メッセージ記入の無い白紙の灯籠用紙がありました。
・第３会場のほうに人がたくさん流れてしまった。
→道路使用許可の範囲を第３会場（灯籠回収場所）も含めるべきであった。
・回収地点の灯籠を止めるためにロープを張ったが、ロープでは全てを堰き止めることができなかった。
→ロープではなく、ネットにするべきであった。
・回収した灯籠の置き場が２か所しか用意しなかった為、回収担当に負荷がかかった。
→回収した灯籠の置き場、回収地点を４か所にすべきであった・
・メッセージの未記入が存在した。
→灯籠用紙配布計画の通りメッセージを集めることができなかった。対内メンバーへの告知が足りず記入していただくことができなかった。
・２２時３０分にメンバーで灯籠を流す計画だったが、一般の灯籠と一緒に流してしまった。
メンバーで行う灯籠流しが出来なくなりました。
→管理不足、仕分け方法に不備があった。
・灯籠流し当日参加希望者が来場された。
→計画１３人に対して計画人数以上の人員で灯籠組み立てを行ってしまい、注目を浴びてしまった。また無観客の告知不足で警備不足であった。
・セレモニー中継に笑い声、雑音が入っていた
→厳粛な雰囲気で執り行う事業であることの周知が足りずにセレモニー中継に私語等が入ってしまった。
・メンバーの灯籠を流す姿が作業のように見えた。
→ソーシャルディスタンスの徹底が出来ておらず、会場内が密になってしまった。
・事業設営中に会場でメンバーの飲酒がありました。
・２２時３０分のメンバー灯籠流しの前に終礼解散をした。また、中締めなのか解散なのかはっきりしなかった。
・灯籠回収の協力メンバーには終礼に参加させず、作業を最後まで続けさせてしまいました。
・当日の役割分担計画に無理があり、磯田市長、金子登美さんの御付をスタッフに依頼してしまいました。
【感染症安全対策】
染症拡大防止対策及び、無観客の徹底を目指して対策を計画しました。
事業実施後に長岡市内での感染者の発生報告はありませんでした。
・ソーシャルディスタンスの徹底
安全対策会場最大収容人数
会場毎に最大収容人数を設定し、人と人の間隔がいずれも２メートル以上空くように配置します。全体で集まってのミーティングは行わず、役割毎に連携をして行動します。
（結果）会場の至る所で人が密集する場面がありました。
準備不足により灯籠組立が密集しました。
追廻橋周辺に見学者が多く来場されました。
第一会場にメンバーや記者が多く入り、密になりました。
灯籠の組立準備不足により、組立テントや第一会場に人員が集中しました。
事前の準備を確実に行ったうえで、最小限の設営人数を計画し、事業に臨む
必要がありました。
・マスク・消毒の徹底
参加者のマスク・消毒を徹底します。
（結果）マスクをしていないメンバーは見受けられませんでした。
受付に消毒液を用意したが、消毒の徹底については周知出来ていませんでした。
外部協力者、記者の検温を行っていませんでした。
・ポスター、ＨＰ、各ＳＮＳ等にて、会場へ来場しないように呼びかけます。
（結果）計画通り呼び掛けを行いましたが、無観客とはなりませんでした。
・会場周辺の歩道を通行止めにして、会場にはパイロンにてゲートを作ります。通行止め範囲
交通誘導人員を配置し交通整理を行います。
（結果）灯籠流しを行う第一、第二会場に人が流れ込まないよう警備員を配置し、
周辺道路はメンバーで誘導を行う計画であったが、追廻橋周辺や灯籠回収地点は
通行止めとしなかったことから、追廻橋や灯籠回収地点に人が多く集まってしま
いました。
【ＹｏｕＴｕｂｅＬＩＶＥについて】
前日までの準備について
・ＹｏｕＴｕｂｅＬＩＶＥの告知方法が弱かった。
→各種ＳＮＳ、ポスター記載はしてあったが今回初めて挑戦する手法なのでより告知に力を入れてもよかった。発信方法を模索してください。
・機材関係を事務局のもの多く使わせてもらった（キャプチャーボード、配線関係）が管理できずに紛失したものがあった。
→事務局長に相談の上管理を徹底します。
当日について
・字幕が誤表記あるものがあり、ライブ上に乗っていた。（サイズミス、位置が灯籠と被っている等）
→事前に打ち込める字幕はすべて準備してください。
メッセージを順次打ち込む場合は前日までのシミュレーション徹底してください。
・メンバーの会話が入っていてライブ上に流れてしまった。
→マイクは生放送なので途中で切ることはできません。
ライブの特性として、マイク音声を切ることは当日技術的にできませんでした。
灯籠を流しているときに無理にマイク音声をＯＮにする必要はなかったと考えます。
切ることができないのであれば差し替えＢＧＭを用意しマイクがいらないところは代用するようにしてください。
ＹｏｕＴｕｂｅＬＩＶＥの仕様を全メンバーに当日説明するか、ほかの音が入らない環境づくりを徹底してください。
また、厳粛な雰囲気で行う事業ですので事業本来の意図を全メンバーに周知してください。
・ひとりのメンバーはつきっきりになる。
→１日通して行う場合は別の方にも配信方法を教えて、急な回線トラブルやほかの問題に対応できるようにしてください。
・セレモニー終了後、灯籠を流し始めたが途中で灯籠の画像が１時間ほど流れている場面があり間延びしている印象を受けた。
→ライブ放送の強みでもありますが延々と同じ光景を目にすることは視聴者からみて退屈を連想させます。事前シミュレーションで映像のタイムスケジュールも作成し間延びしないように映像を差し替える、視聴者に向けての別カメラを用意する等飽きさせない工夫をしてください。
・計画ではメンバーがＳＮＳで投稿されたメッセージをその場で記載し灯籠を流す予定でしたが委員会メンバーがすべての計画を把握しておらず行えませんでした。
→担当委員会メンバーはすべての指針になりますので全員が事業の中身を理解するようにしてください。
・ライブを見ている人たちが、コメントを投稿できる仕組みがなかった。ＳＮＳの参加推進が薄かった。
→ＹｏｕＴｕｂｅのチャット欄を使う、ＱＲコードを生成し画面や概要欄に張り付けておく等ＹｏｕＴｕｂｅならではの工夫を考え、活用してください。
後日
・ライブ放送の動画をそのままＹｏｕＴｕｂｅ上にアップしたがその中には会話が入っていたり、セレモニー会場で人だかりができていたりする映像も一緒に写っていた。
→必ず配信する映像は委員会メンバー全員でチェックしてください。
・ライブ映像が３時間ほどあり、編集をして再アップしたがその際に当日の視聴者数のデータが一緒に消えてしまった。
→一般視聴者に聞き取りし、最大同時閲覧数は７１名でした。
ライブ放送は映像を後日編集する機会は多くありますが当日のデータは早めに別途資料として保管してください。
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