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事前準備
①感染症対策により設営メンバーの人数に制限を設ける場合は、計画を超えてしまうことのないように、協力メンバー一人ひとりの時間割りや、当日行う作業量が増えることのないように事前準備の計画をお願いします。
②事業規模からも他委員会へ協力依頼や事前説明会の開催を行うことが望ましいです。また委員会メンバーは事業全体を見渡す役でもあることから、一時的に持ち場を離れることがあっても、計画通りに役割を徹底するよう、事業構築段階から委員会メンバーはそれぞれの役割を理解し、協力メンバーに説明が出来るようにお願いします。
③一般参加者やボランティアを受け入れずメンバーのみで事業を行う場合、灯籠の数にもよりますが、当日の組み立てでは間に合わないので、台座にろうそくを取り付ける等の準備は事業前日までに終わらせるようにしてください。
④他委員会に設営協力を依頼する場合は委員会ＰＲに赴き事業の趣旨を伝え、服装や会場での立ち振る舞いについて事前に周知する必要があります。協力依頼をする側として、全ての委員会に確実に委員会ＰＲに行くようにスケジュールを組んでください。
⑤長時間に亘る事業となる場合に協力メンバーを依頼する際は、同じメンバーが何時間も付きっきりになり疲労してしまうことの無いよう、メンバーが交代しながら行えるような時間配分と役割分担を計画する必要があります。
⑥警備員配置計画についてはメンバーで対応可能な場所と警備員を依頼する必要のある場所を協議して計画するようお願いします。特に追廻橋周辺は人が密集し易いことと、Ｎ１裏の道路は一方通行のため会場に車輛が侵入しないよう警備員の配置が必要です。
⑦設営に外部協力者を依頼する場合は、こまめに連絡を取り事業の趣旨を伝え、確実に来場協力を得るようにお願いします。
⑧前川倉庫に保管しているセレモニーに必要な備品については、破損や紛失している物が無いか早めの確認をお願いします。
⑨当日は一日を通じ行政、関連団体との連携により平和祭事業の設営を行います。他事業との連携によりパネル展示やＰＲを行う場合は、関係諸団体に事前確認を取るようにお願いします。
⑩チャッカマンやペン等の消耗品についても一定の数が必要になりますので、予算に組み込むようお願いします。
⑪音響映像や電気工事の会場設営費については多額となるため、演出内容や会場での安全面を計画したうえで業者と打ち合わせを行い、見積依頼をするようにお願いします。
⑫オープニング映像や演出に戦災資料館の資料を使用する場合は、戦災資料館の利用許可を取るとともに、事前に内容の確認をしてもらうようにしてください。
⑬戦災体験者世代の方々は高齢化が進んでおります。来賓の依頼を検討する場合、健康状態に留意するようにお願いします。
⑭今年度も長岡市観光事業課から８０万円の補助金をいただきました。次年度以降、平和関連事業の取り纏めは庶務課となり補助金の窓口も移ります。補助金について今後も支給いただけるよう依頼をお願いします。
⑮毎年、長岡情報ビジネス専門学校の学生から設営ボランティアの協力を得ていますが、今年度は感染症安全対策によりお断りをしました。学生ボランティア協力依頼の有無は、早めに学校へ連絡するようにお願いします。
⑯当日は交通規制や会場の混雑により近隣住民へご不便をお掛けすることになります。近隣住民の方々へ交通規制や事業実施の周知を確実に行うようお願いします。
⑰備品のレンタルについては各業者からの受け取り日時の確認をしてください。備品の受け取
りに合わせた運搬車両の確保と返却手順についても事前に計画をするようにしてください。
参加推進
①毎年長岡公務員情報ビジネス専門学校に授業の一環としてポスターデザインを作成していただいています。本年度は学校の授業日数も減っているなか、デザイン修正を何度も依頼することで、学校側に負担をお掛けしました。引き続きデザインを依頼する場合は、デザイン修正の時間も考え、学校側の授業スケジュールと早めの打ち合わせをお願いします。また、何度も修正を依頼することのないように、記載依頼事項についても担当の先生と打ち合わせをお願いします。
②ポスターを活用する場合は、記載内容や伝えたい内容に合った配布先の計画をお願いします。
③市政だより掲載を依頼する場合は、記事の締め切り時期と掲載欄や記事スペースを担当者に確認してから記載事項の計画をするようにお願いします。
④対内目的達成の手法を用いる場合は、事業の趣旨を伝えきるためにも委員会ＰＲは必ず実施して、一人でも多くのメンバーから参加または協力を得られるようお願いします。
⑤ＳＮＳを活用した参加推進を行う際は、事前に投稿する記事やスケジュールの計画を行い、発信力を高めるための工夫をしてください。
⑥広報や灯籠へのメッセージ記入、他事業との連携や関連付けを行う場合は、それぞれ議案構築から承認までのスケジュールを把握し計画をして、各チーフ間の連携を高めるようにお願いします。
⑦灯籠へのメッセージ記入を事前に依頼する場合、全体の計画数を把握することやいただいたメッセージを紛失することの無いよう配布から回収担当、管理までの計画をお願いします。
⑧参加推進活動に遅れが生じないように事業を構築することに加え、様々なアプローチでＰＲの方法を模索するようにお願いします。ＰＲの際は手法だけでなく、趣旨を伝えることが大切です。
⑨灯籠の数に拘って計画を行う場合は、事業実施後に当日使用した灯籠の数を確実に検証ができるようにしてください。
⑩小中学校に参加、協力依頼をする際は学校側のスケジュール確保もあるため、新学期に入ってから早い段階で依頼をするようにしてください。
⑪問い合わせ先に事業用携帯電話番号を使用する場合、特に事業実施日前後は問い合わせも多くなることから、普段から電話を受けられるようにしておいてください。
⑫プレスリリースについては記者クラブを通じての依頼だけではなく、報道機関に直接依頼をして、確実に取材に来てもらうようにしてください。
当日の動き
①会場装飾を行う場合は当日の準備負担が多くなります。当日は時間が不足してしまうことの無いように、組み立ての必要がある場合は前日までに準備を終えるよう、スケジュールの管理をお願いします。
②灯籠の数や事業時間の構成は委員会で協議をして、事業の趣旨を落とし込むようにしてください。
③当日は備品の紛失が発生しないように、備品購入時における確認と管理の徹底をお願いします。
④無観客開催に拘って追廻橋下流側も使用する場合は、警備計画や道路使用許可の範囲に第３会場も含めるべきか検討をお願いします。
⑤灯籠回収のために回収地点にロープを張ったが、ロープでは全てを堰き止めることができませんでした。確実に灯籠を回収するためにもロープではなくネットを使用することを検証してください。
⑥会場規模縮小のため灯籠の回収は第三会場のみ使用しました。回収した灯籠の置き場を考
慮すると、第四会場まで使用することが望ましいと考えられます。実施内容に合わせた会場
の使用範囲を検討してください。
⑦灯籠メッセージの事前配布計画をする場合は、事業の趣旨を考えたうえで配布と回収が確実に出来るように計画してください。
⑧メンバーや外部協力者から事前にメッセージを貰った灯籠の用紙は会場で無くしたりしないように管理の徹底をお願いします。
⑨中心市街地で行う事業でもあり、どのような状況でも来場者が多く訪れることが考えられます。委員会メンバーは事業の趣旨や内容をしっかりと理解をして、来場者の質問に対応が出来るようにしてください。
⑩ＮＣＴやメディアの中継を行う場合、メンバーの笑い声や話し声が入らないよう、メンバーへ事前に厳粛な雰囲気で執り行う事業であることの周知をお願いします。
⑪事業中は事業の趣旨からも飲酒することのないようにしてください。
⑫設営時間が長くなるほどに会場へメンバーの出入りが多くなります。事業全体としてどの時刻が大切なのかを意識して設営を行うとともに、全体での集合や解散時はけじめのある設営をお願いします。
⑬特にセレモニー開始前後の時刻は人員が不足します。来賓の御付が居なくなることの無いよう、当日の役割分担計画は無理が生じないようにお願いします。
⑭近隣住民の通行をなるべく妨げないように、会場周辺の通行止めは事業開始時刻に合わせるようにしてください。
ＹｏｕＴｕｂｅＬＩＶＥについて
①ＹｏｕＴｕｂｅＬＩＶＥは今回初めて挑戦する手法なのでより告知に力を入れてもよかった。手法に合わせた事業の効果的な発信方法を模索してください。
②事務局の機材を使用する場合は紛失することのないよう管理を徹底してください。
③字幕表示を活用する場合、事前に打ち込める字幕はすべて準備してください。
メッセージを順次打ち込む場合は前日までのシミュレーションを徹底してください。
④ライブの特性として、マイク音声を切ることは当日技術的にできませんでした。
灯籠を流しているときに無理にマイク音声をＯＮにする必要はなかったと考えます。
切ることができないのであれば差し替えＢＧＭを用意しマイクがいらないところは代用するようにしてください。ＹｏｕＴｕｂｅＬＩＶＥの仕様を全メンバーに説明するか、話し声や雑音が入らない環境づくりを徹底してください。
⑤ひとりのメンバーはつきっきりになります。１日通して行う場合は、別の方にも配信方法を教えて、複数メンバーで行い急な回線トラブルやほかの問題に対応できるようにしてください。
⑥ライブ放送の強みでもありますが延々と同じ光景を目にすることは視聴者からみて退屈を連想させます。事前シミュレーションで映像のタイムスケジュールも作成し間延びしないように映像を差し替える、視聴者に向けての別カメラを用意する等飽きさせない工夫をしてください。
⑦担当委員会メンバーはすべての指針になりますので全員が演出も含めて事業の中身を理解するようにしてください。
⑧ＹｏｕＴｕｂｅのチャット欄を使う、ＱＲコードを生成し画面や概要欄に張り付けておく等ＹｏｕＴｕｂｅならではの工夫を考え、活用してください。
⑨ＹｏｕＴｕｂｅチャンネルに残す映像は必ず委員会メンバー全員でチェックしてください。
⑩ＹｏｕＴｕｂｅチャンネル配信のためにライブ放送の映像を後日編集する機会は多くありますが、ライブ放送のデータが消失することのないように、当日のデータは早めに別途資料として保管してください。
その他
①今年度は染症拡大防止対策により、無観客の徹底を目指して対策を計画しました。
事業実施後に長岡市内での感染者発生の報告はありませんでしたが、今後の感染症拡大の状況に応じた事業構築が必要になると思われます。また、これまでの手法にとらわれない試みも必要であると考えます。
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