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【事前準備】
①準備に時間が掛けられるように余裕を持った上程スケジュールを組んでください。
②映像素材の収集は毎年苦労しているので、年初から各委員会に依頼する等対策しているとスムーズに素材が集まると思います。
③食事メニューの打合せ時、試食できるか確認してください。
④YouTubeライブはアカウントの管理や設置方法が確認できるように事前にマニュアルを作成してください。
【当日】
①当日リハーサルの時点で全ての機材が確認できるように会場側と打ち合わせしてください。
②映像などでスクリーンを使用する場合は、会場の広さによって配置と個数を決めてください。また、会場側に設備設置の段取りを全て任せずに確認しながら設営してください。
③卒業例会と同日開催の場合は、設営委員会と良く打合せをし、どちらの設営メンバーも参加できるスケジュールを組んでください。
④司会のシナリオで特に名前を読み上げる部分は重点的にチェックし、ミスをしないようにしてください。
⑤会場側での禁止事項や注意点を事前に確認し、参加メンバーと共有してください。
⑥何らかの理由でお酌を制限した場合、コンパニオン等の代替案を用意してください。会場のスタッフ増員をお願いした場合、そのスタッフにしていただきたい事を明確にし、明瞭に会場側に伝えてください。
⑦YouTubeライブを使用する場合、一人は担当を付けて、場面によって画角を変えられるようにしてください。
⑧食事のメニューは出来れば事前に試食をし、不備が無いか確認してください。何らかの理由でお弁当形式にした場合、その理由をアナウンスしてください。
⑨サプライズイベント等事前計画に含めないものがある場合、予めタイムスケジュールに余裕を持たせてください。
【その他引継ぎ事項】
①忘年会は毎年会場の手配が難しいので、実施日が決まったらすぐに会場を手配してください。
②今年度はエンタメがありませんでしたが、外部からエンタメを手配する場合、早い段階からご卒業生と綿密な打ち合わせをし、準備してください。
③忘年会はサプライズイベントや褒賞など設営メンバー以外が主体になる部分が多いので、打合せを綿密に行い、情報を共有してください。
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