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２０１９年度忘年会 ～喜～から
【事前準備】
① 時期的にも会場を確保するのが難しいので、早い段階で会場の選定と意向を確認してください。
対応→早期に会場を確保しました。
② エンタメ担当のご卒業生との打ち合わせを密にして、案内配信時には記載できるようにしてください。
対応→今年度のエンタメは中止になりました。全般の打合せを密に行います。
③ 送辞・答辞について決まり次第、委員長から担当者にお願いしてください。設営委員会だけで話し合っても不明な点がある場合は、前年度チーフ等の事情を把握している方に協力を仰いでください。
対応→送辞・答辞に関しては担当者が決まり次第委員長からお願いいたします。不明瞭な部分は前年度チーフに協力していただきます。
④ 連絡をこまめに取り合い、委員会メンバーからの意見をしっかりもらってください。
対応→委員会メンバーから意見をしっかりと共有し、設営いたします。
⑤ スケジュール管理をしっかりと行ってください。
対応→実施内容から逆算し、しっかりとスケジュール管理を行います。
【当日準備】
① リハーサルの回数を多めに取り当日は受付を設営委員会メンバーが担当できるようにしてください。
対応→リハーサルを多めに行います。受付は設営メンバーが対応いたします。
② 早めの集合を心がけ、特にスタッフや他委員会を巻き込んでの設営の場合は、当日の動きをしっかり把握できるようにリハーサルを行ってください
対応→集合を早めにし、余裕のある設営を行います。
③ 例会は出席義務があるので、多くのメンバーが参加できるようスケジュールを組んでください。
対応→スケジュールを調整し出来るだけ多くのメンバーが例会に出席できるようにいたします。
【会場・設営について】
① 動線を考えたステージの設営を行ってください。
対応→ステージを使用する際は動線を意識して設営いたします。
② 設備面の点検及び調整を入念に行ってください。
対応→リハーサル等でも設備のチェックを入念に行います
【忘年会の進行について】
① ご卒業生との連携をしっかりとし、そのうえでタイムスケジュールの管理をしっかりしてください。
対応→ご卒業生と打ち合わせをしっかりと行い、スケジュール管理を徹底します。
② 入場時に盛り上げられる演出にしてください。
対応→入場を盛り上げます。
③ アナウンスを入れる等して、入場時にどう迎え入れるかメンバー全員に周知するようにしてください。
対応→入場時のアナウンスでメンバーに周知いたします。
④ リハーサル時点で映像の確認ができるように、業者と絵コンテを早期に伝え、何度かイメージの擦り合わせが行えるようスケジュール管理を行ってください。
対応→リハーサルまでには映像を作成いたします。
⑤ 委員長からの言葉の際は映像が暗転するだけだったので、同じような設えをする場合は映像内に指示を仰ぐ文言を付け加えてください。
対応→今年度は動画にて対応します。
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第６回まちづくり委員会
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開催日
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２０２０年
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３月
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２３日
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（水曜日）
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協議
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意見１：
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レクリエーションはどうしますか。
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対応１：
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結婚式の二次会をイメージしています。
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意見２：
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忘年会は慰労会みたいなイメージが強いので、２時間の中でエンタメゲストと振り返り映像と
レクリエーションがあれば問題ないかなと思うのですが、キッズブースはあったらお子様がいる
ご家族は安心するので良いと思います。あとは家族を呼ぶのであればタバコとか気を付けて議案
の中に「家族への配慮」として記載してもいいと思います。
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対応２：
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キッズブースを追加します。
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意見３：
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褒賞の件、忘年会でやるのであればいいのですが、今年 1 年自分たちが何をやったかをまず共
有して理解した上でやるべきだと思うので、まず振り返り映像を流したほうがメンバー同士の理
解を深める意味でも忘年会でやった方が良いと思いました。
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対応３：
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背景目的に沿うと、褒賞は大事な部分だと思っていますので、卒業生、総務委員会と協議して
進めていきたいと思います。
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第９回まちづくり委員会
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開催日
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２０２０年
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６月
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１５日
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（月曜日）
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協議
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意見１：
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SDGｓについてはご飯を残さないで良いのではないでしょうか。
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対応１：
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検討し、記載いたします。
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意見２
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キッズスペースで保育できる要員を知っていますので、必要であれば紹介いたします。
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対応２
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過去にも例があるので、検討します。
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意見３
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例年、家族を連れてくるメンバーが少ないので、参加推進方法を工夫して下さい。
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対応３
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過去に招待状などを出している例もありましたが、他にも検討します。
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第１０回まちづくり委員会
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開催日
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２０２０年
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７月
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１０日
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（金曜日）
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協議
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意見１：
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コロナの影響もあるのでご家族を呼ぶかどうか再度確認してください。
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対応１：
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ご卒業生に確認いたします。
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第１１回まちづくり委員会
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開催日
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２０２０年
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８月
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３日
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（月曜日）
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協議
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意見１：
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時間配分がギリギリに見えます。時間を増やせませんか。
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対応１：
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前半３０分前倒ししました。
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意見２
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歓談時間がとても短いですが、歓談時間はずっと続いているはずです。わかりやすいように修正お願いします。
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対応２
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確かに歓談時間はずっと続いています。場面転換の意味合いも含めて記載しています。
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意見３
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オープニングや振り返り映像は委員会メンバーで作るのですか。
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対応３
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メンバーで作ります。
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意見４
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予算書に食事代が入っていませんがこれから入りますか？
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対応４
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受益者負担と考えていますので、予算書には入れていません。必要性を正副常任理事会で確認いたします。
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第１１回正副常任会議
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開催日
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２０２０年
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８月
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１２日
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（水曜日）
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協議
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意見１：
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背景の認め合うという表現はどういう意味ですか。
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対応１：
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絆とはお互いに認め合う事だと認識しているのでこの様な表現にしています。
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意見２
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委員会メンバーの漢字と褒賞の漢字が違うので修正お願いします。
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対応２
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修正しました。
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意見３
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予算書のシャンパンタワーはどの様な設えですか。
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対応３
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演出でメンバーを楽しませたいという想いから演出の一環として使用します。
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意見４
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余興で１から３年目のメンバーに頼むとありますが、ご卒業生も含まれます。失礼のないようにしてください。
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対応４
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決起大会で余興が無くなったので、その代わりをイメージしています。同期の中で相談していただいて一番楽しい形でやっていただきたいと思っています。
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意見５
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横断幕を手書きで作る意味合いはありますか。
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対応５
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今年は手作りで横断幕、映像等を作り、浮いた予算で演出をたくさん入れたいと考えています。
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意見６
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案内文で出席確認のアドレスが抜けていますので修正お願いします。
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対応６
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追加いたしました。
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意見７
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オータニだとクラッカーは禁止ですが、グランドホテルは何か気を付ける事はありますか。
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対応７
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食事に入らないようステージに向けてくださいと言われております。
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意見８
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総務委員会との連携はどうなっていますか。
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対応８
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時間に関しては総務委員会と連絡を取り合っています。
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意見９
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困難という言葉はコロナだから使ったのですか。
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対応９
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コロナだからではありません。
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意見１０
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互いに感謝し認め合ったメンバーという言葉はもう絆が出来上がっているのでは。
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対応１０
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一年間でメンバーは感謝し認め合ってきたと思います。この忘年会でさらに絆を深めてもらいたいという意味合いです。
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意見１１
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委員長のスピーチは委員会メンバーに向けてではなく、全メンバーに向けてはどうですか。
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対応１１
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検討した結果、基本的に委員会メンバーに対しての想いを語っていただきます。理由はやはり委員会メンバーと育んできた絆が大きいと思うので、さらに絆を深めていただきたい事と褒賞発表に向けて委員会メンバーで盛り上がっていただきたい事の2点あります。全メンバーに向けては委員長スピーチ後のシャンパンタワーで補完したいと考えています。
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意見１２
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予算の合計金額は子供料金を抜いた金額ですか。
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対応１２
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その通りです。
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意見１３
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実施内容の順番とタイムテーブルの順番が違いますので修正してください。
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対応１３
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修正いたしました。
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意見１４
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理事長はどの様な立場で扱うのですか。
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対応１４
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例年の理事長と同様の立場でご臨席いただきます。
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意見１５
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理事長挨拶の演出に力を入れてください。
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対応１６
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力を入れます。
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第１２回まちづくり委員会
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開催日
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２０２０年
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９月
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７日
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（月曜日）
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協議
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意見１：
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予算の変更はありますか。
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対応１：
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グランドホテルの業者が撤退したため、変更の可能性があります。
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意見２
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演出をわかりやすくした方がいいと思います。
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対応２
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場面図を追加しました。
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意見３
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コロナでの中止の場合はどうなりますか。
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対応３
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１０日前までならキャンセル料はかかりません。スタッフに確認いたします。
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第１２回正副常任会議
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開催日
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２０２０年
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９月
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１１日
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（金曜日）
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協議
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意見１：
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コロナでの判断基準は総務委員会と合わせていただきたい。
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対応１：
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総務委員会と基準を合わせます。
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意見２
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開催基準によっては参加不可能なメンバーも出る可能性があるので、対応を検討願います。
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対応２
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ステージをＹＯＵＴＵＢＥライブで配信を考えています。
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意見３
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余興についてもソーシャルディスタンスを配慮してください。
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対応３
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配慮いたします。
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意見４
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総務委員会とまちづくり委員会に参加していただきたい。
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対応４
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リハーサルを早めに行う、例会中は会場を立ち入り禁止などの対応をします。
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意見５
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グランドホテルの見積もりの見通しは立っていますか。
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対応５
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来月の正副までに決まらなければ金額を固定していただきます。
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意見６
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見積もりの有効期限を追記してください。
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対応６
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有効期限を記入します。
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意見７
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スケジュールがギリギリに見えるので、場面図を追加してください。
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対応７
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場面図を作成します。
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意見８
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予算書の現金振り込み予定の文言を修正してください。
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対応８
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修正します。
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意見９
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委員会ごとにＺＯＯＭを使用してみてはいかがでしょうか。
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対応９
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映像の乱れが無いようＹｏｕＴｕｂｅライブに統一させていただきます。
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第１３回正副常任会議
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開催日
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２０２０年
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１０月
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１４日
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（水曜日）
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協議
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意見１：
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予算総額が会ってないので訂正してください。
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対応１：
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訂正しました。
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意見２
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代引き手数料と引き取り送料の手数料は掛かりますか？
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対応２
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掛かりません。
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意見３
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ＹｏｕＴｕｂｅライブはメンバー限定ですか。
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対応３
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メンバー限定です。
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意見４
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巨大クラッカーのタイミングはいつですか。
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対応４
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乾杯時です。
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意見５
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余興についてはアナウンスしていますか。
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対応５
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理事会を通り次第アナウンスいたします。
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意見６
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余興は何処まで派手にできますか。
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対応６
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会場を過剰に汚すようなものは規制いたします。
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意見７
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長岡市内会食応援キャンペーンを利用しますか？
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対応７
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利用しません。
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意見８
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余興の内容は委員会で把握していてください。
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意見８
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把握するように致します。
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第１３回理事会
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開催日
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２０２０年
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１０月
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２１日
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（水曜日）
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協議
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意見１：
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長岡の明るい未来の扉を開くとは具体的にはどのような事ですか。
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対応１：
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青年会議所メンバーの絆が深まる事で長岡市に色々なものが生まれ、活性化し、未来が開かれる事です。※資料
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意見２
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目的を達成する設えはどの部分でしょうか。
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対応２
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２点あります。卒業生を盛大に送り出す部分の演出と委員会メンバーの絆が深まる演出を考えています。
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意見３
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目的の検証はどのようにされますか。
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対応３
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各委員会にヒヤリングいたします。
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意見４
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明るい未来の扉を開くのは検証が難しいのでは。
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対応４
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明るい未来の扉を開く事は委員会事業計画書にも記載されており、明るい未来の扉を開くにはメンバーの絆を深める事が必要と思っています。絆が深まったか確認するヒヤリングを行います。
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意見５
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余興とスピーチの確認は取れていますか。
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対応５
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事前にお話しいたします。
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意見６
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歓談時間が短いのではないでしょうか。
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対応６
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歓談時間を調整いたしました。
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意見７
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ご家族を呼ばなくなった経緯をお聞かせください。
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対応７
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ご卒業生の意向を伺って話を進めている中で、コロナ禍もあり、方向転換いたしました。
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意見８
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会費が８０００円は会場費も含まれているのでしょうか。
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対応８
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会費はグランドホテルの忘年会プランを使わせていただいております。会場費は演出や機材の料金として予算を見積もりしております。また、前年度のグランドホテル使用時の料金も参考にしています。
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意見９
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長岡市の割引キャンペーンが使えますか。
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対応９
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確認したところ、グランドホテルではこの宴会に関しては使用できないと回答いただいております。
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意見１０
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場面図が簡略で、褒賞や卒業セレモニーの場面図はありますか？
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対応１０
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追加いたしました。
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意見１１
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Ｙｏｕｔｕｂｅライブは家族向けですか。
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対応１１
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メンバー向けにする予定です。
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意見１２
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余興をメンバー以外が見れるものにしてください。
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対応１２
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余興をするにあたって設営委員会と共有し、内容を精査いたします。
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意見１３
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メイクホープを感じられる設えを考えてください。
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対応１３
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振り返り映像で一年間の活動を振り返り、絆を確かめ合い、委員長スピーチで委員会との絆を深めていただきます。
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意見１４
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スタッフや理事長の労いの場は考えていますか。わくわくする設えにしていただきたい。
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対応１４
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特にスタッフや理事長に特化した設えは考えておりません。青年会議所の一員として楽しんでいただきたいと思っております。また、わくわくする設えにしたします。
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意見１５
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委員長スピーチは動画のほうが時間管理もし易いですし、一考いただけないでしょうか。
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対応１５
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委員会で話し合った結果、動画で作成いたします。
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意見１６
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グランドの見積もりの明細で詳細がわからない所がありましたので、教えてください。
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対応１６
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過去の見積もりと混在したいましたので修正いたしました。
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第１６まちづくり委員会
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開催日
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２０２０年
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１１月
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５日
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（水曜日）
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協議
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意見１：
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ＢＧＭは考えていますか。
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対応１：
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具体的に選定はこれからやっていきます。
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意見２
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コンパニオンは用意しますか？
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対応２
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コロナ対策もあり今回は用意しておりません。
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意見３
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お酒を用意する人員のは必要ではないですか。
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対応３
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ホテル側のスタッフが対応するようになります。
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