一般社団法人長岡青年会議所2020年度事業計画書書式1

 

2020年度卒業例会 卒業式・理事長引継ぎ式について

協議

 

ファイル名  

20sotsugyou_seifuku2

事業名

2020年度卒業例会・理事長引継ぎ式

専務理事

金子隼人

委員会名

総務委員会

財政局長

高田光

委員長名

下条祐貴

常任理事確認日

 

文書作成者氏名

西野陵輔

 

事業要綱

 

 

1.実施に至る背景

これまで一般社団法人長岡青年会議所(以下「長岡JC」とする)において、明るい豊かな社会の創造のためにご尽力された13名の卒業生と、「MAKE HOPE.胸に誇りを、未来に希望を」のスローガンの下、長岡市の発展のために先頭に立って活動された今年度理事長・専務理事の労をねぎらい、その想いを時代へ繋ぐ場が必要と考えます。

2.対外目的

なし

 

3.対内目的

長岡JCの活動にご尽力された卒業生13名の功績を讃え感謝の意を示すと共に、「胸に誇りを、未来に希望を」の志を次代へ繋ぐことを目的とします。

4.SDGsのゴールとターゲット番号およびその説明(資料

番号

合致する部分

なし

なし

5.理事長所信に関する件(資料

「Make Hope. 胸に誇りを、未来に希望を」に関する件

卒業生が積み重ねてきた実績とそれに伴う周囲からの信頼があります。

会員一人ひとりが過去の実績を振り返り、その経験と想いを誇りとして継承することができれば、大きな巨人の肩に乗って遠くを見渡すことができます。

6.対象者および

参加員数計画

(対外)なし

(対内)

卒業生

13人

特別会員

1人

長岡JCメンバー(休会者除く)

117人

事務局員

1人

合計

 132人

7.公益性の有無

 

事業概要

 

 

1.実施日時

2020年12月6日(日)

16:00〜17:30

(設営 12:00〜18;00)

2.実施場所

長岡グランドホテル 蒼紫の間 会場

※コロナウイルス感染拡大の状況により、会場に集まって行えなくなった場合

ZOOM、長岡グランドホテル 蒼紫の間 会場

3.参加推進方法

(対内)

方法

詳細および対象者

添付資料

メーリングリスト

メーリングリストにてメンバーに配信

卒業例会案内文(卒業生)

ZOOMの場合

 

卒業例会案内文(JCメンバー)

ZOOMの場合

委員会PR

各委員会開催時にPR

 

LINE

各委員会の運営幹事を通して、案内送付

 

 

 

 

 

PR戦略

(パートナーやメディアにどうやって理解していただき、より広く発信してもらうか)

 

4.予算総額

480,000

収支予算書へ

5.外部協力者・協力種別

有限会社井上スタジオ

6.引用著作物の有無

7.対外配布資料の有無

8.実施組織

役割分担表

        

項目

担当

事前準備

会場手配及び確認

○室橋竜太会計幹事

 

事業計画書作成

○西野陵輔

 

案内文作成・配信

○石橋真緒運営幹事

 

メンバー出欠確認

○石橋真緒運営幹事、総務委員会メンバー全員

 

会場打合せ

○石橋真緒運営幹事、西野陵輔

 

シナリオ作成

○青木威憲

 

卒業生JC歴確認

総務委員会メンバー全員

 

卒業生記念品発注・確認

○室橋竜太会計幹事

 

卒業生からの記念品・目録確認

○室橋竜太会計幹事

 

席札作成

○渡邉重仁、野中大輔

 

備品準備

○星野健太、西方太地

 

メンバー向けPR

総務委員会メンバー全員

 

パワーポイント作成

○西方太地

 

場面図作成

〇野中大輔

当日

会場設営

総務委員会メンバー全員

 

統括責任者

〇下条祐貴委員長

 

司会

〇石橋真緒運営幹事

 

受付

○室橋竜太会計幹事、星野健太

 

会計

〇室橋竜太会計幹事

 

音響

○伊部貴成

 

記録

○渡邉重仁

 

パソコン操作

○星野健太

 

タイムキーパー・マイクチェック

〇野中大輔

 

各記念品受け渡し補助

○青木威憲、青木直子事務局員

 

誘導・演台及びマイク移動係

○西方太地、青木威憲、野中大輔、

西野陵輔

 

ステージ下アテンド

○野中大輔、西野陵輔

 

ステージ上アテンド

○西方太地、青木威憲

 

備品管理

○室橋竜太会計幹事、石橋真緒運営幹事

 

議事録作成人

伊部貴成

 

議事録署名人

星野健太、石橋真緒運営幹事

 

JCI Creed

野中大輔

 

JCI Misson

西方太地

 

JC宣言

青木威憲

 

長岡JC宣言

渡邉重仁

 

事業内容(目的達成のための手法説明)

 

 

(1)実施内容

 

卒業式

  ・卒業記念品贈呈 卒業記念品選定資料

   (理事長にご登壇いただき、卒業生の経歴を一人ひとり読み上げ贈呈していただきます。)

  ・卒業生代表謝辞

  ・卒業生より記念品贈呈

  ・理事長謝辞                       

   理事長が読み上げるJC歴や卒業生代表の謝辞を拝聴し、卒業記念品を受け取る卒業生の姿を目に焼き付け、卒業生の感動を共有することで現役メンバーに志を継承する。

 理事長引継式

・理事長より激励の言葉と理事長バッジ交換

・プレジデンシャルリース引継

(監事、直前理事長にご登壇いただき、プレジデンシャルリースの引継ぎを行います。)

・次年度理事長挨拶

・直前理事長・専務理事バッジ交換

・直前理事長挨拶

    理事長より激励の言葉をいただき、次年度理事長並びに次年度専務理事を激励します。また、厳粛な雰囲気の中で行われる、プレジデンシャルリースの引継とバッジ交換を見守ることで長岡JCの歴史を引き継ぎ、一年間の締め括りする

 

記念撮影について

・新型コロナウイルスの感染拡大状況によって、全体集合写真の撮影が困難なことが予想されます。

@   通常通りの集合写真撮影を行う(撮影場所等は要相談)

A   事前に手持ちの顔写真を集めての合成集合写真     サンプル

この2つのパターンを検討中です。

 

 

 

2)当日までのスケジュール

7〜10月           卒業生JC歴確認、会場手配、備品の確認

10月下旬         卒業生記念品の発注

11月上旬           案内文配信

11月下旬           出欠確認、記念写真枚数の確認、準備・リハーサル

 

3)当日のタイムテーブル

12:00            委員会メンバー集合

13:00            会場準備、設営、備品確認、受付確認

13:30            卒業例会リハーサル

15:30            受付開始

16:00            開会ゴング

16:01            国歌斉唱

16:02            JCソング斉唱

16:03            JCI Creed唱和

16:04            JCI MISSION並びにJCI VISION唱和

16:05            JC宣言文朗読並びに綱領唱和

16:06            長岡JC宣言唱和

16:07            議事録作成人の指名並びに議事録署名人の指名

16:08            理事長挨拶

16:11            専務理事報告

16:16            委員会報告

16:21            卒業式

1)卒業記念品贈呈(理事長より)

2)卒業生代表者謝辞

3)卒業生より記念品贈呈

4)理事長謝辞

 16:53       理事長引継式

1)理事長より激励の言葉

2)理事長バッジ交換並びに専務理事バッジ交換

3)プレジデンシャルリース引継(監事、直前理事長よりお手伝い頂く)

4)次年度理事長挨拶

5)直前理事長バッジ交換

6)直前理事長挨拶

17:09            監事講評

17:12            若い我ら斉唱

17:13            閉会ゴング

17:14           卒業記念写真撮影

17:23            片づけ

17:50            撤収

 

 

 

 

本年の工夫と期待される効果

@   理事会通過後すぐに案内文を配信し各委員会へのPRも徹底することで、出席率向上に繋げる。

A   リハーサルには理事長・直前理事長・専務理事・次年度理事長・次年度専務理事にも参加して頂き、当日スムーズな進行ができるようにする。

B   サプライズ演出を行う。

依頼事項

@   ドレスコードはダークスーツと白いワイシャツ、ネクタイ着用でお願いします。

A   JCバッジとネームプレートは必ず着用してください。

B   写真撮影時は速やかな移動をお願いします。

C   コロナウイルス感染拡大予防として、マスク着用・入り口での手指消毒をお願いします。

D   ZOOM開催の場合、入室時は名前を漢字フルネームにして下さい。名前変更の方法

 

審議対象資料・参考資料

 

 

審議対象資料

1.

収支予算

2.

卒業例会案内文(卒業生)

3.

卒業例会案内文(卒業生)ZOOMの場合

4.

卒業例会案内文(JCメンバー)

5.

卒業例会案内文(JCメンバー)ZOOMの場合

6.

卒業記念品選定資料

7.

横断幕イメージ

 

参考資料

1.

理事長所信 委員会事業計画 公益目的事業7項目 SDGs17Goals

2.

卒業生JC歴

3.

会場

4.

名前変更の方法

5.

卒業記念品配布担当表

6.

合成集合写真サンプル

7.

備品リスト

8.

場面図

9.

記念写真配置図

 

前回までの流れ(引継事項ならびに意見と対応)

 

 

類似事業からの引用事項

2019年度総務委員会卒業例会から

事前準備】

@   卒業生のJC歴確認は間違いの無いようにチェックしてください。手帳に書いてある新潟ブロック協議会の委員会名は正式なものではないことが多いので、出向先の委員会名は特に注意するようにしてください。また、納品後の名前とJC歴のチェックは入念に行うようにしてください。充分にチェックして修正して貰う時間を取れるように余裕を持って納品して貰うように手配してください。

(対応)早い段階から準備し、入念に確認を行う。

A   実際の会場で何回かリハーサルを行えるように事前に手配してください。またどうしても会場でリハーサルが出来ないようなら、まちなかキャンパス等の広めの部屋で会場を想定して行うように準備してください。設営面で多くの人員が必要になります。委員会メンバー内での出欠を初期段階で把握することで、当日の役割分担が行いやすくなります。もし人手が足りない場合は早めに他委員会にサポートをお願いする等の対応をしてください。

(対応)早い段階から準備し、人員確保を行う。

B   シナリオの精査を早めに行いリハーサルを重ねることで、スムーズなアテンドや進行が出来るようになります。なるべく多くの委員会メンバーとシナリオ・場面図を共有しブラッシュアップしていってください。

(対応)委員会メンバーでしっかり共有する。

C    井上スタジオに集合写真をお願いする場合は、早い段階で日程や時間を伝えて段取りするようにしてください。

(対応)早い段階から段取りを行う。

D   集合写真の購入希望は会の一週間前には数を確定し、井上スタジオに伝えられるようにしてください。当日数枚増える等は柔軟に対応してくれます。

(対応)購入希望は会の一週間前には数を確定するようにする。

E   例会終了後に集合写真を撮影する際は、事前にメールにて案内、例会後にアナウンスを行いメンバー全員にその旨が伝わるようにしてください。

(対応)事前案内、例会後のアナウンスを行いメンバーに周知する。

F   卒業生の記念品は後日、確実にお届けできるように予め配送担当をメンバーに振り分ける等の準備をしておいてください。

(対応)予め配送担当をメンバーを決めて対応する。

【当日】

@   当日、急遽欠席が出ても設営が出来るように事前に役割を振るようにしてください。

(対応)事前に想定して役割分担しておく。

A   例会に必要な備品は備品リストにて管理して事前に準備するようにしてください。

(対応)備品リストにて管理する。

B    印字のある記念品を用意する場合は、渡す相手等を間違えないように複数人でチェックしてください。

(対応)複数人でのチェックを行う。

C   理事長引継式やバッジ交換は細かいアテンドが必要になり、アテンドを数名用意する必要があります。委員会メンバーのみで賄えない場合は、早めに他委員会にサポートをお願いするようにしてください。

(対応)早い段階から準備し、人員確保を行う。

D   記念品授与などバックで音楽を流す際は曲の長さを考慮してリピート再生を使うなど、式の途中で曲が止まったりしないようにしてください。

(対応)繰り返し確認して準備する。

E   会終了後に集合写真を撮る場合は、事前に卒業生・スタッフの配置を決めておいてスムーズに撮影が行えるように準備してください。

(対応)事前準備を行う。

 

第12回正副常任会議

 

開催日

2020年

9月

11日

(金曜日)

協議

意見1:

記念品の見積もりは間に合わなかったのでしょうか。

対応1:

現状間に合っておりませんが、次回までには用意します。

意見2:

蒼紫の間収容人数は150名であり、現在の感染拡大予防対策では半数の75名だと思います。現状、出席者全員が入る会場でないのであれば会場の変更も考えてはどうですか。

対応2:

椅子だけを並べて動かないような利用の仕方であれば400名収容となるため、現状の半数が制限人数でも実施可能です。

意見3:

卒業記念品が例年の隆勢陶板でないのはどうしてですか。

対応3:

制作側の問題があり、他の記念品案を出しています。

意見4:

Zoomの場合は併用して行うということですか。

対応4:

卒業生やスタッフ等、主要な方々には会場に集まってもらい、その他メンバーはZoomでの参加を想定しています。

意見5:

映像を流す際にZoomだと動きが重いという指摘が他の委員会でもあったので、YouTubeライブを併用してはどうですか。

対応5:

検討します。

意見6:

撤収後10分で忘年会の開始時間になりますが、間隔が10分では短いのではないですか。

対応6:

総務委員会も忘年会の開始から参加できるように調整します。

意見7:

JC歴の確認は、例年本人に確認しても間違いがあるということがあるので、委員会メンバー総動員で確認してほしいです。

対応7:

本人に確認して間違っていた所もあるので、再度しっかり確認します。

意見8

会場に集まって行えたとしても、メンバー各々の状況によって集まることが厳しい場合もあるのでZoom併用でお願いしたいです。

対応8:

併用できるよう考えます。

意見9:

現地で参加できない卒業生もいると思うので、その方が取り残されないようにしてほしいです。

対応9:

その場合はZoomで参加して頂きます。

意見10:

Zoom開催にする基準はどうなっていますか。

対応10:

市の基準に合わせたいと思っています。

意見11:

忘年会が同日開催なので、まちづくり委員会と検討してください。

対応11:

まちづくり委員会に確認します。

 

議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

第12回

正副常任会議

2年9月11日

協議

 

第  回

財政審査会議

年  月  日

審査

 

第  回

年  月  日

協議

 

第  回

正副常任会議

年  月  日

協議

 

第  回

年  月  日

協議

 

第  回

理事会

年  月  日

協議