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【事前】
(１)資料作成
①事前案内は承認後、直ちに発送リストの精査、案内を送ってください。メールが届かない特別会員もいますので、早めの案内を出してください。
②映像作成は事業写真をすぐに各委員会の運営幹事からもらってください。その後、写真と事業名が合っているか、設営委員会メンバー全員で確認するようにしてください。
③席次表、メッセージカード兼席札など、外注するものに関しては最終入稿日を確認して、
最終の出欠確認のスケジュールを立ててください。
④特別会員リストは、誰が何日にメール・ハガキで返事をいただいたか明記し、色分けなどするとダブルチェック時が楽になりますので工夫してください。
(２)出欠確認
①最終の電話確認は行うようにしてください。２０２０年度では、出席予定者に電話確認を行い、２名からキャンセルの確認が取れました。
②メールでの出欠確認は、送れたか送れないかの把握が難しいため、今後は特別会員の出欠確認はハガキにて行ってください。
(３)リハーサル
①設営委員会メンバーのみでのリハーサルを早めに行ってください。
②一度もリハーサルに来ない理事もいますので、参加のお願いと共に全体で共有できるよう分かりやすい資料作りを心がけてください。
③全体リハーサルの会場は予備会場を押さえてください。急遽、ニューオータニの予約が入る可能性があります。
【本番当日】
(１)設営
①メッセージカード兼席札を北越印刷様より当日持ってきていただきましたが、来賓の方の肩書のミスがありました。来賓の方々には席札のみとしてオータニ様より急遽、席札を作成していただきました。当日確認となるものは早めに納品してもらい、早めに対応できるようお願いをしてください。
②常設のスポット照明は当日でないと確認できないので、直前リハーサル時にしっかり確認してください。また、ピンスポをリハーサルで合わせたが、誰かがぶつかりずれてしまいました。気を付けていただくよう事前案内をしてください。
③設営委員会控室も誰に見られるかわかりませんので、整理整頓してください。
(２)受付
①設営委員会のみでは人員が足りないので、引き続き他委員会に受付の依頼をしてください。
②受付補助（案内）には特別会員の顔をよく知っている、ベテランメンバーに依頼をしてください。
③ハンドブックの販売に関しては、担当委員会と連携をしっかりととってください。事前に購入を希望されている特別会員と当日購入の特別会員と同じ列に並んでいたそうで、それはおかしいとの声をいただきました。また、事前に連絡いただいた方に関しては、受付時に渡すと良いかと思います。担当委員会と連携し、検討してください。
④来賓控室での出席のダブルチェック時に十分な時間が取れませんでした。来賓控室補佐の方は来賓出席の最終確認をしてください。次年度では来賓案内の受付時間を早めるか、もしくは来賓控室補佐を増員するか検討してください。
⑤ＳＤＧｓの取り組みとして募金を行いました。ＳＤＧｓの看板を掲示しましたが、募金の意味合いを伝えられませんでした。次年度は募金をするかしないか協議してください。募金を行うのであれば、募金先と募金をやることの意義を明確に伝えてください。
(３)会場運営
①スクリーンのアスペクト比が左右で異なることがあるのでしっかり確認してください。
②特別会員入場時、なかなか扉の前に整列してもらえず入場が数分遅れました。特別会員の皆様が年功を気にしているようでしたので、工夫または声掛けをしっかり行ってください。
③スタッフ紹介時に音楽をリピート再生した際に音が途切れてしまったので、事前のリハーサル時に途切れない音源であるか確認してください。また、著作権フリーのものを使うのが無難です。
④拡大スタッフ・理事紹介時、２０２０年度では６５周年ＰＲムービー間に整列準備をしました、次年度では並びがスムーズになるよう工夫してください。
⑤接待理事が席を外し、現役メンバーがいない時間の席がありました。席を外す際には現役メンバーを必ず付けるよう引継ぎの案内、フォローをしてください。
⑥ビデオカメラにつまずいた方がおられました。２０２０年度では会場入り口真横に設置しました。人数によりテーブルの間隔が変わりますので、置き場所を工夫またはアナウンス等で注意喚起してください。
⑦喫煙所がたいへん混み合いました。ニューオータニの場合は数か所に喫煙箇所があるので確認してください。
⑧プレスリリースに関して、ＵＸ様より来ていただきましたが、時間帯が理事紹介だったため十分に取材を行えず、放送はされませんでした。２０２０年度では６５周年という事で、市民への周知を期待して報道関係者に案内をしました。次年度ではプレスリリースに関して協議し、行うようであれば事前に詳細の打ち合わせを行ってください。
(４)収支予算について
①２０２０年度では特別会員、及び現役メンバーの出席が計画員数に達せず、委員会予備費を含めても収支がマイナスとなってしまいました。特に現役メンバーの出席が例年よりもかなり少なかったため、出席を向上させる工夫をしてください。
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