65周年特別委員会「一般社団法人長岡青年会議所 65周年記念式典」 事業計画並びに予算(案)について

討議

 

ファイル名  

65shikiten_keikaku_ver.03

事業名

一般社団法人長岡青年会議所 65周年記念式典

担当副理事長

細川一彦

会議・委員会名

65周年特別委員会

 

議長・委員長名

土田慶和

副理事長確認日

2020年02月08日

文書作成者役職・氏名

石塚昌紀

 

事業要綱

 

 

1.実施に至る背景

一般社団法人長岡青年会議所(以下、長岡JCとする)は、正しい理想と熱情によって結ばれし青年たちにより設立され、65周年を迎えます。我々は諸先輩方が積み重ねた実績と信頼、活動を支えてくださった皆様への感謝を再確認し、夢あふれる社会の創造への熱意を一層高める必要があります。 

2.対外目的

今日まで長岡JCを支えていただいた方々に感謝の意を伝えるとともに、長岡の明るい豊かな社会の創造にて向けて新たなスタートを刻む長岡JCを表明することを目的とします。

3.対内目的

長岡JCを支えていただいた方々へ感謝をお伝えするとともに、メンバー一人ひとりが過去の実績を振り返り、長岡JCの伝統を繋ぐ、「胸に誇りを、未来に希望を」持てる人財となることを目的とします。

4.SDGsのゴールとターゲット番号およびその説明(資料

番号

合致する部分

11

住み続けられるまちづくりを

11.a

各国・地域規模の開発計画の強化を通じて、経済、社会、環境面における都市部、都市周辺部及び農村部間の良好なつながりを支援する。

5.理事長所信に関する件(資料

「Make Hope. 胸に誇りを、未来に希望を」に関する事項

「4つの戦略」に関する事項

今あるパートナーシップをより強固にするとともに、ポジティブなメッセージを発信し、より大きなムーブメントを起こします。

「巨人の肩」に関する事項

諸先輩方が積み重ねてきた実績とそれに伴う、周囲からの信頼を強みに、会員一人ひとりが

過去の実績を振り返り、その経験と想いを誇りとして継承します。また、これまでの諸先輩

方と、私たちの活動に理解と協力をしてくれた市民に感謝の場を設け、長岡の明るい

豊かな社会の創造に向けて新たなスタートを刻み、希望ある未来を描きます。

6.対象者および

参加員数計画

(対外)

来賓

38名 ※別添「来賓リスト」参照

特別会員

130名 ※別添「特別会員一覧」参照

新潟県内21LOM

230名 ※別添「新潟県内LOM」参照

合計

400名

(対内)

長岡JCメンバー

126名(休会者除き100%)

長岡JCメンバー    127人

(2020年1月22日現在、休会者含む)

7.公益性の有無

  (資料

 

事業概要

 

 

1.実施日

2020年9月5日(土)

2.実施場所

会場について

会場名

長岡グランドホテル コンベンションホール 「蒼柴」

会場図

※別添「会場図及び会場レイアウト(案)」

会場住所

長岡市東坂之上町1−2−1

 

3.参加推進方法

(対外)

方法

詳細および対象者

添付資料、備考

案内文

※式典と同案内

来賓

特別会員

新潟県内21LOM

@ご祝辞のお願い

A特別会員向け案内文(文書メール

B他LOM向け案内文

C他LOM返信用

D返信用はがき

PR訪問

新潟県内21LOM

@訪問計画

(対内)

方法

詳細および対象者

添付資料

メーリングリスト

現役メンバー

@メンバー向け案内文

委員会PR

各委員会にてPRを行います

 

LINE

各委員会の運営幹事から案内を流していただきます。

 

4.予算総額

¥○○,○○○,○○○‐

収支予算へ 損益表

5.外部協力者・

協力種別

 

祝辞・謝辞・祝辞寄稿依頼(敬称略)

 

 

団体または所属

役職名

氏名

新潟県

知事

花角 英世

長岡市

市長

磯田 達伸

長岡商工会議所

会頭

丸山 智

長岡JCシニアクラブ

代表幹事

渡邊 泰崇

公益社団法人日本青年会議所 

会頭

石田 全史

公益社団法人日本青年会議所

北陸信越地区協議会

会長

仲泉 拓郎

公益社団法人日本青年会議所

北陸信越地区新潟ブロック協議会

会長

小橋 敞徳

チャーターメンバー代表

 

畠山 真一

公益社団法人東京青年会議所

理事長

伊澤 英太

10

ソウル江南青年会議所

理事長

〇〇 〇〇

11

歴代理事長代表

丸山 清貴

6.引用著作物の

有無

7.対外配布資料の有無

県内21LOM向け案内状

県内21LOM

県内21LOM返信用

県内21LOM

ご祝辞のお願い

来賓

出席者向けお礼状

来賓、特別会員

次第、配席表

来賓、特別会員、日本JC関係、県内21LOM

返信用はがき

来賓、特別会員

プレスリリース案内文

 

8.実施組織

(1)組織図 ※別添「組織図」参照

項目

担当

総括

土田慶和委員長

総括補佐

佐藤亮伴副委員長、田中勝也副委員長

チーフ

石塚昌紀

サブチーフ

松沢裕太

運営・推進管理

高野祐維運営幹事

会計

西巻克哉会計幹事

会場手配及び確認

石塚昌紀

案内配信・出席集計

高野祐維運営幹事、丸山健二

シナリオ・場面図

久保和喜

(2−1)役割分担表 ※事前準備

項目

担当

会場手配・打合せ

石塚昌紀、松沢裕太

備品管理

西巻克哉会計幹事

案内文作成

野祐維運営幹事

案内状送付(来賓、特別会員)

野祐維運営幹事

案内メール送信(特別会員、メンバー)

野祐維運営幹事

出欠確認・リスト作成(対外)

丸山健二

出欠確認・リスト作成(対内)

野祐維運営幹事

席次表作成

田中勝也副委員長

会計管理 領収書準備

西巻克哉会計幹事

祝電準備

佐藤亮伴副委員長

シナリオ・場面図作成

久保和喜

映像担当

清水竜吾

PR担当

佐藤亮伴副委員長

来賓への訪問(案内状)

土田慶和委員長、石塚昌紀

BGM選曲

尾方雅人

メールマガジン作成・配信

鄭ダウン

(2−2)役割分担表 ※当日

項目

担当

配席表変更への対応

田中勝也副委員長

会場設営

石塚昌紀

受付

西巻克哉会計幹事、丸山健二

来賓控室接待・会場内外誘導

田中勝也副委員長

来賓控室誘導

野祐維運営幹事

来賓室補佐

鄭ダウン

ドア係

丸山健二

来賓受付

佐藤亮伴副委員長

特別会員受付

久保和喜

会場内特別会員誘導

久保和喜

司会

野上将司副理事長

司会アシスタント

女性メンバー

会計統括、現金保管

西巻克哉会計幹事

備品準備・管理

清水竜吾

祝電準備

佐藤亮伴副委員長

PC・DVD操作・BGM

清水竜吾

照明

尾方雅人

タイムキーパー・マイクチェック

松沢裕太

撮影・記録係(ビデオ・写真等)

鄭ダウン

取材対応

久保和喜

 

 

事業内容(目的達成のための手法説明)

 

(1)実施内容

 

本記念式典は、65周年を迎えることが出来た長岡JCを今日まで支えていただいた方々をお招きし、感謝の意を伝えるとともに、長岡JCが長岡の明るい豊かな社会の創造にて向けて新たなスタートを刻むために、メンバー一人ひとりが過去の実績を振り返り、その経験と想いを誇りとして継承していく記念式典を行います。

 

@  物故会員追悼

  スクリーンに物故会員の皆様のお名前を表示し、列席者全員で黙祷します。

A  オープニング

  過去の活動を映像にて振り返り、長岡JCの歴史をご紹介及び再認識いただきます。

B  開会宣言、国歌斉唱、JCセレモニー唱和

  細川一彦大会実行委員長より開会宣言後、国歌斉唱の後、JC関係者のみでセレモニーを唱和します。

 C 理事長挨拶、来賓紹介、来賓ご祝辞

  主催者を代表して、今泉知久理事長より挨拶をいただいた後、ご来賓の皆様の紹介及びご祝辞を賜ります。

D  感謝状贈呈

  長岡JCに多大なる貢献、協力をいただいたチャーターメンバー、スポンサーLOM、姉妹JCへ感謝状と

記念品を贈呈させていただきます。

E  歴代理事長(第61代〜第65代)表彰

  その活動と功績に敬意を表彰し、第61代から第65代までの歴代理事長に感謝状と記念品を贈呈させていた

だきます。

 F ビジョンの場

   副理事長よりプレゼン形式で長岡JCのビジョンを語っていただきます

F  閉会宣言

  監事より閉会宣言をしていただきます。

 

(2)当日までのスケジュール

 

4月〜        PR

5月中旬     ご来賓へ事前案内、祝辞の依頼

6月上旬      ソウル江南JC45周年式典にてPR

    7月上旬   案内状発送

7月中旬   記念品・備品発注制作

7月下旬   全体ミーティング

業者ミーティング

8月 日   登録確認・出席取りまとめ

8月中旬   式次第・記念品、備品確認

8月下旬   全体ミーティング・リハーサル、業者ミーティング

    9月      備品準備

9月 4日   会場設営、全体リハーサル

    9月 5日   本番

 

(3)当日のタイムテーブル

8:00〜    JCメンバー集合・朝礼

8:15〜   各担当に分かれミーティング及び準備

11:30〜   スタンバイ

12:00〜   受付

12:30〜  黙祷(物故会員追悼)

12:31〜  オープニング映像

12:34〜  開式宣言 【細川一彦大会実行委員長】

12:35〜  国歌斉唱

12:38〜  JCソング斉唱

12:41〜  JCI Creed唱和 【高田光財政局長】

12:43〜  JCI Mission並びにJCI Vision唱和 【大川俊泰常任理事】

12:45〜  JC宣言文並びに綱領唱和 【関光太常任理事】

12:47〜  長岡JC宣言唱和 【五十嵐佑一常任理事】

12:49〜  理事長挨拶

12:54〜  来賓紹介

13:04〜  来賓祝辞(知事)

13:09〜  来賓祝辞(市長)

13:14〜  来賓祝辞(長岡商工会議所会頭)

13:19〜  来賓祝辞(日本青年会議所会頭)

13:24〜  祝電披露

13:27〜  チャーターメンバー紹介及び感謝状贈呈

13:31〜  チャーターメンバー代表者謝辞

13:36〜  スポンサーLOM・東京青年会議所感謝状贈呈

13:41〜  スポンサーLOM・東京青年会議所謝辞

13:46〜  姉妹LOM・江南青年会議所感謝状贈呈

13:51〜  姉妹LOM・江南青年会議所謝辞

13:56〜  歴代理事長紹介(5分)、感謝状贈呈【第61代〜65代】(15分)

14:16〜  歴代理事長代表謝辞【第61代理事長 丸山 清貴様】

14:21〜  エンディング・祝賀会に繋げる映像(5分)

14:26〜  閉式宣言 【深田純副理事長】

14:27〜  閉式・お見送り

 

本年の工夫と期待される効果

依頼事項:対内対象者向け

 

審議対象資料・参考資料

 

 

審議対象資料

1.

収支予算書

2.

他LOM向け案内文他LOM返信用、特別会員向け案内文(案内文メール

メンバー案内文ご祝辞お願い訪問計画

3.

式次第

 

 

 

参考資料

1.

理事長所信委員会事業計画公益目的事業7項目

2.

55周年記念式典事業収支明細書

3.

会場図及びレイアウト(案)会場情報

4.

チャーターメンバー名簿

5.

物故会員名簿

6.

来賓リスト

7.

特別会員一覧

8.

新潟県内他LOM

9.

シナリオ

10.

備品リスト

 

 

 

前回までの流れ(引継事項ならびに意見と対応)

 

 

類似事業からの引用事項

2015年度 60周年企画運営特別委員会 60周年記念式典から

(1)準備計画

@来賓の選定は計画初期より行い、早い段階での確定と案内を行う必要があります。

→早期に来賓の選定を行い、祝辞依頼や案内状の送付を確実に行えるようにいたします。

A来賓の役職、氏名、及び実際に出席される方の確認作業は確実に行う必要があります。

→表記ミス等がないよう、確認作業を確実に行います。

B全体事業として実施する場合は計画の初期段階より役割を明確にし、準備から本番、片付けまで綿密な計画を立てる必要があります。

→各委員会との連携を意識し、遅れが出ることのないよう、計画を立てます。

C各種製作物は余裕を持ったスケジュール計画にて進行していく必要があります。

→締め切りを早めに設定し、余裕を持ってあたれるようにいたします。

D遠方より出席頂く方の交通移動や宿泊手配は担当者を明確にし、スムーズな移動や手続きができるよう対応する必要があります。

各来賓の渉外担当を決め、やり取りを簡潔かつ明瞭になるようにいたします。

E席次を作成する際には、出向者の所属LOMを確認し、LOM内の役職に配慮した配置にする必要があります。

→メンバーそれぞれの役割を早めに決定し、混乱のないようにいたします。

 

(2)リハーサル

@リハーサル実施の際には、実施スケジュール、内容の周知を計画的に行い必要な人員、資料、備品を予定通り揃える必要があります。

→リハーサルにおいても計画を立て、粛々と遂行出来るようにいたします。

Aリハーサル実施時は運営委員会の担当者を明確にし、無駄のない進行を心がける必要があります。

→リハーサルの内容を精査し、無駄のない進行を心がけます。

B各担当者が自身の役割や動きを想定把握した上で、実際に本人がリハーサルを行うことに意義があることを周知し、参加してもらう必要があります。

→リハーサルの事前周知の段階から、役割を説明し、スムーズに進行出来るようにいたします。

C会場やステージが大規模な場合には、実際のサイズを認識できるリハーサルの実施が必要になります。

同会場を使ってのリハーサルを行い、当日の齟齬がないようにいたします。

 

(3)当日準備

@設営業者、関連業者との連携を密にし、詳細部分までイメージ共有する必要があります。

→場面図等を共有し、認識の食い違いがないようにいたします。

A準備スケジュールと人員配置、個々の役割を明確にし、各担当箇所の役割を的確にこなす必要があります。

→リハーサルも含め役割分担を検討し、人員が足りなくなることがないようにいたします。

 

(4)本番・ステージ関連

@できる限りの情報収集と細かな情報提供を全体で共有し、実際の行動計画に反映する必要があります。

→日本JCの規定なども確認し、来賓の方々に失礼のないように進行いたします。

A江南JCの方々への対応はしっかりと計画を立て、言語の違いが障害にならぬよう気を配る必要があります。

→通訳をつけるのは勿論ですが、会場の設えとして、言語が分からなくても理解出来るように各種配置・進行を行います。

 

(5)本番・ステージ以外

@大人数の受付の際には、方法の精査をしっかりと行い、方法やレイアウトに合致した人員配置を行う必要があります。

→大人数の方にも対応出来るような受付の配置をいたします。

A来賓のお顔、お名前を確認できるよう事前資料を作成、共有する必要があります。

→全員のお顔が分かる者を配置する、顔写真入りの資料を用意するなど、来賓が来られても分からないという状況がないようにいたします。

B外部協力者や業者も含めた緊急時・救急体制を整える必要があります。

→緊急連絡網は誰もが把握し、連絡体制が取れるようにいたします。

C席次表は配布するものと別に場内に看板等で表示するとよりわかりやすくなります。

→配布する席次表そのものを見やすくする、入り口に掲示をするなど、分かりやすくなるようにいたします。

D公共スペースを利用する場合には一般の方々の迷惑ならぬよう人員配置すると共に担当メンバーも意識する必要があります。

→一般の方々に配慮したレイアウトをいたします。

E受付時に特別会員のお名前を確認することは重要ですが、直接聞くことは失礼に感じられる方もいらっしゃいますので配慮が必要です。

→万一の間違いをなくすためにお名前をお聞きしておることを掲示し、失礼のないようにいたします。

 

(6)本番・終了後

@撤収、片付けの際にもスケジュールと役割を明確にする必要があります。

→撤収もスケジュールに組み込み、効率的に作業が出来るようにいたします。

 

(7)大会終了後

@記念品等、お届けするものや配布するもののスケジュールと手配も事前に計画・準備しておく必要があります。

→お礼状の発送もスケジュールに組み込み、お届けものを速やかに発送出来るようにいたします。

 

 

 

 

 

第02回財政審査会議

 

開催日

2020年

02月

05日

(水曜日)

審査

 

意見1:

 

対応1:

 

 

 

第02回正副常任会議

 

開催日

2020年

02月

12日

(水曜日)

協議

意見1:

 

対応1:

 

 

 

議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

第4回

委員会

2020年 1月27日

協議

 

第〇回

委員会

 

協議

第2回

財政審査会

2020年 2月 5日

審査

 

第〇回

財政審査会議

 

審査

第2回

正副常任会議

2020年 2月12日

協議

 

第〇回

正副常任会議

 

協議

第3回

財政審査会

 

審査

 

 

 

 

 

第3回

正副常任会議

 

協議

 

 

 

 

 

第5回

委員会

 

協議