一般社団法人長岡青年会議所2020年度事業報告書書式1

 

事業報告並びに決算(案)について

協議

 

ファイル名  

Yoriyoku-8gatu

事業名

8月担当例会【今だからできることを!】

担当副理事長

野上将司

会議・委員会名

より良く長く委員会

担当常任理事

五十嵐佑一

議長・委員長名

荒木法子

常任理事確認日

2020年11月30日

文書作成者役職・氏名

風間友貴

 

事業要綱

 

 

1.実施に至る背景

一般社団法人長岡青年会議所メンバーは、現在コロナウイルス感染拡大予防のため活動が制限されています。そのため今年度はメンバー同士の交流が極端に少ない状況であります。2020年度後半に向け、お互いの労をねぎらい英気を養う場が必要です。

2.対外目的

なし

3.対内目的

メンバー同士の絆を深め、活動意欲を高めることを目的とします。

4.SDGsのゴールとターゲット番号およびその説明(資料

番号

合致する部分

あらゆる年齢の全ての人々の健康的な生活を確保し、福祉を促進する。

5.参加員数結果

(対内)Zoomにて実施 8月例会出席表

対内参加者合計

97/134人

 

 

無し

6.公益性の有無

  (資料

 

 

事業概要

 

 

1.実施日

2020年  8月  6日(木)

 

2.実施場所

まちなかキャンパス501及びZoom 

◆ZOOMで実施した経緯

 

7月1日/理事会を通過。

 

7月上旬/リアルで参加したいか、Zoomで参加したいか、事前アンケートを実施。

 

7月23日/事前アンケートの回答率について指摘があり、再度アンケートを実施。

 

                    ※Zoom開催になった経緯のアンケート結果

 

8月2日/アンケート回答は、リアル50:50Zoomであった。事前に作成した実施判断

 

チェックリスト(3/4以上の賛成で決定)に基づき、Zoomでの開催を決定した。

 

3.参加推進方法の検証

 

(対内)

方法

詳細および対象者

添付資料

メーリングリスト

メーリングリストにてメンバーに配信しました。

 

[検証]

案内文章内、Zoomで行う場合と実際に集まって行う場合、どちらも記載したため回答しづらい内容でした。メール配信では事業の概要のみを記入し、詳細は出欠記入のURLにてリンクを張る形が望ましいと考えます。

 

事業メンバー向け案内文

委員会PR

より良く長く委員会メンバーがすべての各委員会、例会、理事会にてPR致しました。

 

[検証]

すべての委員会へPRに伺い、参加推進につながりました。

 

 

LINE

委員会メンバーがSNSで事業内容を伝え参加依頼を致しました。

 

[検証]

懇親会のチーム分けのLINEグループを作る案内も併せてしたことで、結果的に参加促進になったと考えます。

 

 

 

PR戦略の総括

(パートナーやメディアにもっと理解していただき、より広く発信してもらうために何ができたか)

リアルで集まって行うか、Zoomにて行うか、事前にアンケートを実施しました。

参考:8月例会REALorZOOMアンケート結果

 

[検証]

コロナ対策をして集まりたい50%、怖いので集まりたくない50%という結果となり、結局次年度発表で名前が呼ばれる方は集合し、そのほかのメンバーはZoomでの参加となりました。実施の意向についてアンケートをメンバー全員に行ったことで、結果事業のPRになりました。

また、メンバー同士の絆を深め、活動意欲を高めることを補完する意味で事前にLINEグループを作ることで97名のメンバーに参加していただきました。

しかし、LINEグループによって盛り上がりに差異が大きく出てしまいました。委員会メンバーがそれぞれグループに入っていたので、グループ内で参加意欲が高まり、絆が生まれるような仕掛けが必要でした。

 

 

 

4.決算総額

¥0

 

5.外部協力者・

協力種別

なし

 

6.引用著作物の

有無

なし

 

7.対外配布資料の有無

なし

 

 

 

 

 

 

 

審議対象資料・参考資料

 

8.実施組織

 

@組織表

●項目

●担当

統括責任者

森山和良副委員長

統括責任者補佐

白井忍運営幹事

チーフ

風間友貴

サブチーフ

奈良場健太

案内文作成配信、出欠確認

白井忍運営幹事

スケジュール作成

峠和広

シナリオ作成

丸山利彦

備品管理・手配

新井大輔

参加者とりまとめ

風間友貴

PR担当

難波裕二

 

A役割分担表

●項目

 

事業責任者

森山和良副委員長

チーフ

風間友貴

サブチーフ

奈良場健太

○例会・セレモニー

 

司会

森山和良副委員長

JCI Creed唱和

難波裕二

JCI Mission並びにJCI Vision唱和

丸山利彦

JC宣言文朗読並びに綱領唱和

新井大輔

長岡JC宣言唱和

小林良博

議事録作成人

白井忍

議事録署名人

難波裕二、新井大輔

○懇親会

 

進行役

風間友貴

備品管理

新井大輔

記録

峠和広

会場誘導

委員会メンバー

 

 

 

 

目的達成の検証並びに引継事項

 

 

1.事業目的達成の検証

(1)アンケート結果

 

8月例会事後アンケート/グラフ 意見

 

(2)事業目的に達成した点

<目的>

メンバー同士の絆を深め、活動意欲を高めることを目的とします。

 

<対内アンケート結果の検討>

メンバー同士の絆を深めるという点については、体内アンケートの結果以下の回答をいただきました。

 

●質問:本例会に参加して、メンバー同士の絆は深まりましたか?

 

とても深まった16.3%

少し深まった 51.2%

あまり深まらなかった 27.9%

全然深まらなかった 4.6%

 

上記より、肯定的な意見を68%いただけましたが32%の人は否定的な回答でした。

回答では、「Zoomは話しづらい」「会場とZoom参加で温度差がある」「懇親会進行のリハーサル不足」等の意見をいただきました。

一定程度メンバーの絆は深まったと思いますが実際に集まって行う場合ほどには深まらなかった。

 

●質問:本例会に参加して、活動意欲は高まりましたか。

 

とても深まった 26.7%

少し深まった 39.5%

あまり深まらなかった 24.4%

全然深まらなかった .3%

 

上記より、肯定的な意見を65%いただけましたが35%の人は否定的な回答でした。

回答では、「委員長の挨拶が心に響いた」「次年度拡大スタッフの紹介を見て、次年度が楽しみになった」等の意見をいただきました。

委員長の振り返りの挨拶を参加者に聞いてもらうことで、一定程度活動意欲を高めることができたと思います。

 

●質問;本会に参加して楽しかったですか。

とても楽しかった 25.6%

まぁまぁ楽しかった 50%

あまり楽しくなかった 20.9%

全然楽しくなかった 3.5%

 

楽しかったと肯定的な回答が75.6%だった。

 

 

(3)事業目的に達成しなかった点

 

Zoomで起こる様々なトラブルについて、想定が甘かったため、メンバーから時間をいただいているにも関わらず、お待たせすることや疎外感を感じさせてしまう場面を作ってしまいました。

 

●アンケートでの意見・感想

・1つのパソコンで複数人会話をすると聞き取りづらい時があった

・ZoomでのWEB例会はとても設営が難しい。意図しない割り込み音声や、メインの演台に人がいるのに映像カメラでカットインしてくるアカウントの人が多数いた。会議・例会の出席となると、とかく一人1つのPCで同じ部屋から個別にログインしてしまいますが、ほとんど同じ回線に沢山のZoomのためのネットワークトラフィックが同時に発生するので遅延を興す可能性が大です。ネットワークの光回線の空き具合は、時間帯や曜日によっても異なるので、リハーサルしきれた話ではないと思います。ネットワーク不備で発生した待ち時間に対する、もしもの場合での時間つぶしネタを準備してもいいくらいのレベルだと思います。

・Zoomを利用する例会を開く時は念入りなリハーサルが必要だと思います。

・それぞれの委員長の挨拶がよかった。後半に向けてまたメンバーにも頑張ってほしいです。Zoom懇親会はなかなか難しいみたいですね。まだまだ試行錯誤が必要と感じました。

 

この反省を今後に生かすため、実施上の問題点と引継ぎ事項をまとめました。

 

【 まとめ 】

懇親会でメンバー同士の労を労う場を築こうと思いましたが、Zoom使用だったためトラブル追われたため大事なメンバー同士の交流の時間が少なくなってしまいました。

2020年度委員長による事業の振り返りと後半に向けての意気込みをメンバーへ周知する事で、活動意欲を高められたこと。新型コロナウイルス感染拡大の影響により活動に制限がありますが、事前アンケートを取ることによって長岡青年会議所メンバーが今後の活動に対する考えを知ることが出来ました。

 

2.理事長所信に関する件

「Make Hope.胸に誇りを、未来に希望を」に関する件

 

2つ目の戦略はパートナーシップを築くことです。青年会議所の力だけでは社会を変えることは容易ではありません。長期的な変革を実現するためには目的を共有できる個人や団体と信頼関係を醸成し、より大きなムーブメントを巻き起こします。

 

3.実施上の問題点

 

@Zoomの知識が浅かった為、ホストが他のメンバーに移る等のトラブルが速やかに対処出来なかった。 

A懇親会は無言になった場面もあり疎外感を感じてしまった。

B10名以上でのZoomの懇親会は、交流が上手く出来なかった。

C選定した会場と別の会場を予約してしまったため、密を作ってしまった。

D事前のリハーサルで実際のインターネット回線より少ない回線で行った為、パンクしてしまい繋がりにくい環境にしてしまった。

Eメンバー同士の絆が深まらなかった意見を多くいただきました。

F参加推進と絆醸成のために、LINEグループを作ったが、グループによって盛り上がりに差異が大きく発生した。

4.次年度への引継事項

 

@Zoomでの委員会で色々なパターンを試して対応を学んでください。

A幾つか話題を事前に用意してください。

Bより良くメンバーを各グループに割り振った結果、15〜16名のグループになりました。人数が多すぎたのではないかという意見もありました(対応策として引継ぎ事項-E参照)。また、委員会メンバー以外にも懇親会やゲームを回すフォロー役を事前に依頼しておくなど工夫が必要です。

 

C選定した会場が予約されているか、2重でチェックを行ってください。また、会場の収容人数がオーバーになってしまう場合は、事前に別の部屋を抑えるなど対策を講じてください。

DWiFiを使う場合は、会場のインターネット環境をしっかりと把握してください。ただ、Wifiには限界があります。Zoomやライブ配信を行う場合は、➀1回線はホスト専用にする。A有線ケーブルを活用する、いずれかを推奨いたします。

E同例会は、5人のグループと個人がZoomで繋がり懇親会を行いました。この場合、懇親会に一体感が生まれませんでした。Zoomで懇親会を行う場合は、1:1:1:1など個人同士をつなげるか、3:3:3など小グループずつでつながって懇親会を行うことを推奨します。

Fメンバー同士のLINEグループを作る場合は、担当の委員会メンバーが、参加意欲や絆が深まるような発信をこまめにしてください。

 

 

5.委員長所見

 

コロナ禍で活動が制限されるなか、メンバー同士の交流の場を持ち、2020年度後半に向け、お互いの労をねぎらい英気を養うため、当例会は当初与板のBBQビール園にて開催を予定していました。

しかし、開催についてアンケートを実施したところ、「対策をして参加したい」「怖いので参加したくない」の回答結果がちょうど50:50となり、「コロナにかかったら仕事ができなくなるので参加したくない」「対策なんてできないと思う」「集まってやるメリットが分からない」「集まりたいが周りの理解が得られず参加できない」など理由について率直な意見が寄せられました。アンケートの結果を尊重し、協議した結果、次年度スタッフは現地に集まり、そのほかのメンバーはZoomでつなぎ、セレモニー及び懇親会を行うというハイブリットなスタイルに挑戦しました。

決定から当日まで日数がないなかで準備やリハーサルなど重ねましたが、当日はトラブルも多く大変ご迷惑をおかけしたこと、この場を借りてお詫び申し上げます。

アンケートで頂いたご意見は、コロナ禍でどのように活動を行っていくか検討する上で貴重なデータとなり、半分の方はリアルで集まり半分の方はZoomで参加するという方法の可能性を探る機会となりました。この経験を今後の青年会議所活動に活かしてまいります。

 

最後に、実施について幾度となく御指南くださいました今泉知久理事長、金子隼人専務理事、そして風間友貴チーフを始めとするより良く長くメンバーの皆様に感謝申し上げ委員長所見とさせていただきます。

 

 

審議対象資料

1.

8月例会事後アンケート/グラフ 意見

.

8月例会出席表

.

8月例会REALorZOOMアンケート結果

 

 

 

参考資料

1.

理事長所信

2.

委員会事業計画

3.

SDGs17Goals

4.

与板BBQビール園交通手段

5.

事業メンバー向け案内文

6.

チーム分け案

7.

備品リスト

8.

備品リスト(パターンB-REAL)

9.

場面図

10

事前アンケート

11.

対内アンケート(事後)

12

パターン(A)、パターン(B)実施判断チェックシート

13

新しい生活様式」

14.

会場選定理由 会場・駐車場

 

 

 

 

前回までの流れ(引継事項ならびに意見と対応)

 

 

第13回正副常任会議

 

開催日

2020年

10月

14日

(水曜日)

協議

意見1:

対応1:

意見2:

 

対応2:

意見3:

 

対応3:

意見4:

対応4:

意見5:

 

対応5:

 

意見6:

 

 

対応6:

アンケート結果の自由回答のコメントも報告書に追加してください。

アンケートの回答を追記いたします。

メンバー同士の絆が深まらなかったという意見が多かった。どのような要因があると思うか、まとめ検証した結果を引き継ぎ事項に記してください。

検証結果をまとめ、引継ぎ事項に記載いたします。

事前に案内があった会場と当日の会場が変わってしまった。なぜこのようなことが行ったのか。今後の対策も記載してください。

2重のチェックを行います。

Zoomで開催にしたのに当日会場が小さくなったこともあり、密になってしまった。

事前に人数を把握し密にならないように会場を選定することを、引き継ぎ事項に追記します。

Zoomのメンバーの声が聞き取りにくい場合があった。今後同じような設営をする場合、工夫すべき点はなんでしょうか。

メンバーそれぞれ家庭のWi-Fiを使う環境が違い、音響設備もそれぞれです。マイク付きのイヤホンを用意することを推奨するなど、Zoomで会議に参加する際の留意事項を事前配信などで案内します。

Zoom開催になった経緯を事前アンケートに添付するなどして記してください。また、結局会場に50人ほど集まった。与板のBBQビール園で開催しても良かったのではないかと感じてしまう。悔やまれる点も多いが、次につながるようしっかり検証してください。

Zoom開催になった経緯と事前アンケートに添付いたしました。

 

第14回正副常任会議

 

開催日

2020年

11月

11日

(水曜日)

協議

意見1:

リアルで実施するかオンラインで実施するかのアンケートは、肯定的な意見と消極的な意見と分けて見やすくしてください。

対応1:

肯定的な意見と消極的な意見とにわけました。

 

第14回理事会

 

開催日

2020年

11月

18日

(水曜日)

協議

事前

質問1:

次年度引継ぎ事項でZoomの懇親会は事前に交流し易い人数を把握してください。とありますが、委員会でグループ分けをしていた人数では多すぎたのでしょうか。

対応1:

より良くメンバーを各グループに割り振った結果、15〜16名のグループになりました。委員会メンバー以外にも懇親会やゲームを回すフォロー役を事前に依頼しておくなど工夫が必要だと感じました。

事前

質問2:

次年度引継ぎ事項でWiFiを使う場合は、会場のインターネット環境をしっかりと把握してください。とありますが、当日会場からは何台が同じ通信環境を使い、WiFiの通信速度はいくつだったでしょうか。

対応2:

懇親会時、何個のデバイスがWifiにつなげていたか把握できていないので、速度は検証できていません。ただ、Wifiには限界があります。Zoomやライブ配信を行う場合は、➀1回線はホスト専用にする。A有線ケーブルを活用する、いずれかを推奨いたします。

意見1:

当日の会場選定が間違っていたのではないか。

対応1:

ご案内していた会場に予約不備があり、狭い会場での開催になってしまった。実施上の問題点C及び引継ぎ事項Cに記載させていただきました。

意見2:

3番の参加推進の検証で、LINEグループを使っていましたが、全く盛り上がらないグループがあった。検証の部分と引継ぎ事項に追記してください。

対応2:

盛り上がりはグループによって差異がありました。検証と実施上の問題点、引継ぎ事項に追記しました。

意見3:

事業目的達成の検証の部分で、事後アンケートのパーセンテージが違うのではないか。

対応3:

小数点が抜けている個所がありました。見直し追記しました。

意見4:

事業目的に達成しなかった点について記載がありません

対応4:

記載漏れです。達成しなかった点を追記いたしました。

 

 

 

第5回臨時正副常任会議

 

開催日

2020年

11月

26日

(木曜日)

協議

質問1:

意見対応の空欄を整理するなど、体裁を整えてください。

対応1:

改めて確認し体裁を整えます。

 

 

 

 

議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告  

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

第6回

正副常任会議

2020年

5月13日

討議

 

第13回

正副常任会議

2020年

10月14日

協議

第9回

委員会

2020年

5月26日

協議

 

第16回

委員会

2020年

10月29日

協議

7

正副常任会議

2020年

5月28日

協議

 

第17回

委員会

2020年

11月9日

協議

第10回

委員会

2020年

6月8日

協議

 

第14回

正副常任会議

2020年

11月11日

協議

第8回

正副常任会議

2020年

6月10日

協議

 

第18回

委員会

2020年

11月13日

協議

第8回

理事会

2020年

6月17日

協議

 

第14回

理事会

2020年

11月18日

協議

第11回

委員会

2020年

6月18日

協議

 

第19回

委員会

2020年

11月22日

協議

第9回

正副常任会議

2020年

6月24日

協議

 

第5回

臨時正副常任会議

2020年

11月26日

協議

第9回

理事会

2020年

7月1日

協議

 

第3回

臨時理事会

2020年

12月2日

協議