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【事前】
(１)資料作成
①事前案内は承認後、直ちに発送リストの精査、案内を送ってください。ＦＡＸ・メールが届かない特別会員もいますので、早めの案内を出して確認が必要です。
②映像作成は事業写真を早めに前年度運営幹事からもらってください。その後、写真と事業名が合っているか、委員会メンバー全員で確認するようにしてください。
③席次表、メッセージカード兼席札など、外注するものに関しては最終入稿日を確認して、最終の出欠確認のスケジュールを立ててください。
④特別会員リストは、誰が何日に返事をいただいたか明記し、色分けなどするとダブルチェック時が簡単になりますので工夫が必要です。
(２)出欠確認
①最終の電話確認は行うようにしてください。本年度では、出席予定者に電話確認を行い、２名からキャンセルの確認が取れました。
②メールでの出欠確認は、送れたか送れないかの把握が難しいため、特別会員の出欠確認はハガキ・郵送の方が確実です。検討してください。
(３)リハーサル
①設営委員会メンバーのみでのリハーサルを早めに行い、早めに問題の洗い出しを行ってください。
②全体リハーサルの会場は予備会場を押さえてください。急遽、ニューオータニの予約が入る可能性があります。また、早めに会場を押さえるようにしてください。
【本番当日】
(１)設営
①当日使うものは納品を早めに行い、委員会メンバーでダブルチェックをする時間を作る必要があります。
②常設のスポット照明は当日でないと確認できないので、直前リハーサル前にしっかり確認してください。可動式の場合は固定するなど対策が必要です。
③スクリーンのアスペクト比が左右で異なることがあるのでリハーサルの際にしっかり確認してください。
(２)受付
①来賓控室での出席のダブルチェック時に十分な時間が取れませんでした。来賓控室補佐の方は来賓出席の最終確認をしてください。来賓案内の受付時間を早めるか、もしくは来賓控室補佐を増員するか検討してください。
②募金を行うのであれば、募金先と募金をやることの意義を明確に伝えてられるように工夫してください。
③ハンドブックの販売に関して、担当委員会と連携をとり、事前に購入を希望されている特別会員と当日購入の特別会員の扱いについて、販売の仕方を検討してください。
④設営委員会のみでは人員が足りないので、引き続き他委員会に受付の依頼をしてください。
⑤受付補助（案内）には特別会員の顔をよく知っている、ベテランメンバーに依頼をしてください。
(３)運営
①特別会員の皆様が年功を気にしているようでしたので、工夫または声掛けをしっかり行ってください。
②スタッフ紹介時に音楽をリピート再生した際に音が途切れてしまったので、事前のリハーサル時に途切れない音源であるか確認してください。また、著作権フリーのものを使うのが無難です。
③特別会員の方が設営委員会控室に誤って入ってくることがあるので、控室に入らないような工夫してください。
④お見送り時の白薔薇の回収する際、設営委員会で配置を分散してください。
⑤接待理事が席を外す際には現役メンバーを必ず付けるよう引継ぎの案内、フォローをしてください。
⑥喫煙所がたいへん混み合いました。ニューオータニの場合は数か所に喫煙箇所があるので確認し、案内またはアナウンスしてください。
⑦プレスリリースに関してＵＸ様より来ていただきましたが、放送はされませんでした。２０２０年度では６５周年という事で、市民への周知を期待して報道関係者に案内をしました。次年度ではプレスリリースに関して協議し、行うようであれば事前に取材内容等の詳細の打ち合わせを行ってください。
(４)収支予算について
①２０２０年度では特別会員、及び現役メンバーの出席が計画員数に達せず、委員会予備費を含めても収支がマイナスとなってしまいました。特に現役メンバーの出席が例年よりもかなり少なかったため、出席を向上させる工夫をしてください。次年度では特別会員との貴重な交流の場であることの大切さを、熱量を持って伝え、個別でメンバーへの出席の連絡等を行ってください。
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