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２０１９年度 青少年夢育み委員会 新年会から
（１）資料作成・案内について
①新年会の案内に関しては、承認後直ちに発送リストの精査に取り掛かり、新年会の３週間前には手配出来るようにしてください。特に来賓となる方には案内の前に事務局や秘書を通して予定をお伝えしてください。
来賓・特別会員とメンバーでは来場時間が違いますので、間違いないように注意してください。また、メール希望の特別会員には、メールが届かない事に備えてハガキの案内より１週間は早く案内を出せるようにしてください。案内発送後の参加状況は逐次スタッフと共有できるようにしてください。
特別会員へメールで案内する場合、長岡ＪＣである事をわかりやすくするため、設営委員会名ではなく、ＬＯＭ名で案内を出してください。また、タイトルを見て不審に思う方もいらっしゃるので、タイトルにもＬＯＭ名を入れてください。
→スケジュール管理をしっかりとし、遅れや不備がないように努めます。
②映像作成について、理事長からの要望を十分に理解した上で、十分な確認作業をする余裕を持ちながら進めてください。確認は委員会メンバーやスタッフ全体でするようにしてください。振り返り映像については、委員会の事業だけでなく、ＬＯＭの重要な事業についても紹介できるようにし、事業写真を収集する際は全体写真ばかりにならないよう工夫してください。
→理事長と相談しながら進めます。写真については、こちらの要望をしっかりと伝え早めに準備します。
③メンバーが特別会員や来賓との交流に集中できるように、メルマガや直接の説明をするなど全体スケジュールをＬＯＭ全体で共有してください。また、交流の際、来賓や特別会員の席に固まったり、空きがあったりしないような工夫をしてください。
→メンバー案内にて共有します。委員会ＰＲやリハーサル時に、交流の際、席に固まらない・空きがないようメンバーに説明し、意識してもらいます。
④スタッフや理事、メンバーに役割をお願いする際は、リハーサルで伝えるだけでなく、リハーサルに参加出来なかったメンバーが理解できるようフォローしてください。
→リハーサルに参加できなかったメンバーには、電話連絡、当日説明等を行います。
⑤資料を作成した後、渡すだけでなくその内容を役割があるメンバーが認識できているか確認し、口頭での説明もする等理解していただく工夫をしてください。
→リハーサルにて確認します。
（２）リハーサルについて
①全体リハーサルの案内をするだけでなく、スタッフや理事が全員参加できるような工夫をしてください。
→ＬＯＭのスケジュールに早めに周知します。
②会場の関係で当日でしか確認できない設備がある場合は、特に入念に動作や配置を確認してください。
→会場担当の方と入念に確認します。
③全員参加が原則ですが、リハーサルに参加できないメンバーのためのフォローをしてください。
→リハーサルに参加できなかったメンバーには、電話連絡、当日説明等行います。
④全体リハーサルの前に設営委員会全員が動きを把握するように設営委員会でのリハーサルも十分にしてください。
→多めにリハーサルを行います。
⑤会場の動きだけでなく、受付の動きや配置のリハーサルも行うようにしてください。
→受付の動きや配置の確認も行います。
⑥全体リハーサル時、会場が使えない場合に備えて予備会場を用意してください。また、予備会場の場所も
リハーサルの案内に加えてください。
→予備会場も用意し、押さえます。
（３）受付について
①設営委員会のみでは人員が足りないので、受付を他の委員会メンバーにも依頼してください。その際、委員会に対しても許可をもらってください。
→早めに他委員会に依頼し、お願いします。
②受付時に特別会員や来賓を誘導する役割を歴の長いベテランメンバーに依頼してください。
→人員配置にて歴の長いメンバーを配置しました。
③手帳の販売がある場合は、担当委員会としっかりと打ち合わせやリハーサルをしてください。
→担当委員会と打ち合わせします。
（４）会場運営について
①ＪＣ旗や国旗等の備品の配置は事前に確認しておいてください。また、新年例会と同日の場合、備品の受け渡しなども担当委員会と打ち合わせてください。
→今年度、新年例会とは別日のため、受け渡しはありません。当日の備品確認、配置確認を行うようにします。
②毎年、料理の食べ残しが大量に出るので、せめてメンバーは食べ残しが無いように工夫してください。
→来賓退場後、ＳＤＧＳの取り組みをアナウンスした上で歓談②終了１０分前に食事の時間を設けます。また、メンバーのみの時間も１０分間の食事の時間を設けます。
③来賓や特別会員が付けるリボンは入り口で回収するので、事前にアナウンスして会場に置いて行かれないようにしてください。
→退場前にアナウンスを入れるようにします。
④配布する記念品や次第を置いていかれないように持ち帰るようアナウンスしてください。
→退場前にアナウンスを入れるようにします。
⑤新入会員にＪＣのルールを指導して、先輩方に不快に思われないような工夫をしてください。
→人材育成委員会と連携し、事前に指導します。
⑥音響は当日大勢の人がいる場合、音が吸われて聞こえにくくなるので、想定して音量を設定してください。
→音響のボリュームに気を付けます。
⑦次回は会場がニューオータニ長岡の場合完全禁煙になる予定なので、喫煙所に参加者が群がらないように工夫してください。
→会場と打ち合わせを行い、気を付けます。
⑧来賓の接待をお願いする場合、顔がわからない場合があるので来賓の顔写真を用意してください。
→事前に把握して、接待します。
⑨会場の配置によっては来賓・特別会員の入退場の動線がとれない場合がありますので、リハーサル等で動線を確認してください。
→リハーサルにて確認します。
⑩直接面識のない場合が多い上座にメンバーが少なく、入会年度が遅い特別会員席が混む傾向があります。改善できるように工夫してください。
→リハーサルにて１５分程、メンバーに書面を配布して前年度の引継ぎ事項を共有し、意識していただきます。
⑪スタッフ・理事紹介での並び方を２０１９年度はステージ前に並んでもらう方式にしましたが、より良い方法を
工夫してください。
→リハーサル等で並び方を確認します。
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