一般社団法人長岡青年会議所2020年度事業報告書書式1

 

2020年度新年例会事業報告並びに決算(案)について

協議

 

ファイル名  

20shinnen_reikai_houkoku

事業名

一般社団法人長岡青年会議所 2020年度新年例会

専務理事

金子隼人

会議・委員会名

総務委員会

財務局長

高田光

議長・委員長名

下条祐貴

常任理事確認日

3月11日

文書作成者役職・氏名

野中大輔

 

事業要綱

 

 

1.実施に至る背景

私たち一般社団法人長岡青年会議所(以下「長岡JC」とする。)は夢あふれる社会の創造に向けて活動を続けております。今泉知久理事長のもと「MAKE HOPE. 胸に誇りを、未来に希望を」に向け、LOM全体が一体となり、本年度の第一歩を踏み出す場が必要と考えます。

2.対外目的

2019年度に100%出席されたご卒業生をお招きし、その功績を称えるとともに、上村英輔直前理事長より感謝の気持ちを伝えていただき、卒業後も明るい豊かな社会の創造を実践していただくことを目的とします。

3.対内目的

長岡JCメンバーが、今泉知久理事長のもと新年最初の第一歩を一丸となって踏み出し、メンバー一人ひとりが希望を持って活動し実践していく意義を見出すことを目的とします。

4.SDGsのゴールとターゲット番号およびその説明(資料

番号

合致する部分

なし

なし

5.参加員数結果(資料

(対外)

100%例会出席の特別会員

9人(出席率:90%/10名中9名)

合計

9人

 

 

(対内)

長岡JCメンバー

 92人(出席率:73.6%/125名中93名)

2020年度新入会員

6人

事務局員

1人

合計

 98人

                             ■出欠表  ■比較表

 

6.公益性の有無

  (資料

 

事業概要

 

 

1.実施日

2020年 1月 8日(水)

2.実施場所

ホテルニューオータニ長岡 NCホール

3.参加推進方法の検証

(対外)

方法

詳細および対象者

添付資料

案内文

2019年度100%例会出席の特別会員

@対外案内文

A配布先

 

 

(対内)

方法

詳細および対象者

添付資料

メーリングリスト

長岡JCメンバー

案内文

委員会PR

長岡JC各委員会

 

 

 

 

PR戦略の総括

(パートナーやメディアにもっと理解していただき、より広く発信してもらうために何ができたか)

@スケジュール確保していただくために、案内配信の承認後、速やかに案内を配信します。

【検証】

予定通りの案内配信を行い、メンバーが余裕を持って日程調整出来るようにした結果、出席率の向上に繋がりました。

 

Aメンバーへは次年度委員会にてPRを行い、出席を促します。

【検証】

委員会メンバー全員で各委員会へのPRを行い、全体への周知の促進により、出席率の向上に繋がりました。

 

B例会100%出席の特別会員に対しては、メール及び電話にて出席をお願いします。

【検証】

直前までスケジュールの調整をお願いし、出席率の向上に繋がりました。

 

C返信のないメンバーに対して電話にて連絡して本例会の意義をお伝えし、出席を促します。

【検証】

直接メンバーに電話で意義を伝え出席を促したことで、事前に欠席だったメンバーが出席になり出席率の向上に繋がりました。

 

D新年会と別日に開催されることを強調し、開催時間も例年と異なることをお伝えします。

【検証】

新年例会と新年会は、別日に開催されることを周知でき、新年例会を無事に開催することができました。

 

 

4.決算総額

244,629

収支決算書へ

5.外部協力者・

協力種別

6.引用著作物の

有無

7.対外配布資料の有無

8.実施組織

 

@組織表

会場手配及び確認

石橋真緒運営幹事

事業計画書作成

野中大輔チーフ

案内文作成

石橋真緒運営幹事

案内文配信

石橋真緒運営幹事

シナリオ作成

山田太一副委員長

場面図作成

野中大輔チーフ

出欠確認

石橋真緒運営幹事、総務委員会メンバー全員

感謝状・記念品発注

室橋竜太会計幹事

新入会員候補者紹介資料作成

総務委員会メンバー全員

 

A役割分担表

会場設営

総務委員会メンバー全員

統括

下条祐貴委員長

チーフ

野中大輔チーフ

司会

石橋真緒運営幹事

受付

石橋真緒運営幹事、室橋竜太会計幹事

JCI Creed唱和

山田太一副委員長

JCI MISSION並びにJCI VISION唱和

星野健太

JC宣言文朗読並びに綱領唱和

青木威憲

長岡JC宣言唱和

西野陵輔

議事録作成人

西方太地

議事録署名人

石橋真緒運営幹事、室橋竜太会計幹事

備品準備

室橋竜太会計幹事

誘導係(表彰補助)

青木威憲、星野健太

誘導係(会場内)

西野陵輔、野中大輔チーフ

表彰補助

青木直子事務局員

PC操作

西方太地

記録

野中大輔チーフ

音響

下条祐貴委員長

タイムキーパー

野中大輔チーフ

 

 

 

 

目的達成の検証並びに引継事項

 

 

1.事業目的達成の検証

【実施内容と今年度の工夫について】

開催日時

・新年会とは別日に開催することで、例年よりも時間に余裕が生まれ、様々な新しい試みを盛り込むことができました。

 

通常例会

・プロジェクターとスクリーンを使用し、次第を映しながら進行しました。それにより、セレモニーの際にJCI Creedなど大きな声で斉唱することができました。

・司会の石橋真緒運営幹事に晴着を着用してもらうことにより、厳粛でありつつも華やかな雰囲気を演出することができました。

 ■パワーポイント資料

 

直前理事長への感謝状贈呈および記念品授与

・直前理事長への記念品の野球部ヘルメットについては、小川文太青少年スポーツ推進委員長との打ち合わせを行って決定しました。

 ■直前理事長への記念品

 

2019年度100%例会出席者への表彰

・事前にメンバーの席をある程度決めておき、檀上への移動をスムーズに誘導しました。

・特別会員の佐久目篤先輩から代表として、現役メンバーへの激励を込めた挨拶をいただきました。

・100%例会出席者への記念品であるTシャツについては、デザインも含めて上村英輔直前理事長と密に打ち合わせを行って決定いたしました。

・対象となるメンバーの服のサイズを確認し、適切なサイズのTシャツを贈呈しました。

 ■100%例会出席者への記念品

 

2020年度委員会紹介

・新しい試みとして、8委員会の委員長から2020年度の活動内容についてメンバーに発表していただくことで、一年間の意気込みがメンバーに伝わるようにしました。

 ■委員会紹介資料

 

2020年度卒業生紹介

・新しい試みとして、2020年度に卒業する55年会の方々から、一年間の目標となる文言を考えていただき、壇上に上がっていただきました。

 ■卒業生紹介資料

 

二次例会

・新しい試みとして、メンバーだけで交流をはかり機運を盛り上げるために新年例会終了後に会場を移して二次例会を開催しました。

 

事業目的に達した点:

(対外)@2019年度の活動で功績を残されたご卒業生をお招きし、その功績を称えるとともに、上村英輔直前理事長より感謝の気持ちを伝えていただく事ができました。

(対内)@長岡JCメンバーが、今泉知久理事長のもと新年最初の第一歩を一丸となって踏み出し、メンバー一人ひとりが希望を持って活動し実践していく意義を見出すことができました。また、1月1日入会の新入会員6名が出席でき、出席したメンバー全員がJC活動に対する意識を高め一年のスタートを切る事ができました。

 

事業目的に達しなかった点:

(対外)@例会100%出席のご卒業生の方全員に、上村直前理事長の感謝を伝えていただく事ができませんでした。

(対内)@出席率80%以下であったため、長岡JC長岡メンバー全員に今泉理事長の所信表明を伝えていただくことができませんでした。メンバー向けアンケート結果より、2020年度の活動への参画意欲について全体の14.3%のメンバーが高まることができなかったとの回答を得ており、100%の参画意欲の向上を達成できませんでした。

 

                     参考:メンバー向けアンケート結果

■特別会員へのヒアリング結果

 

2.理事長所信に関する件(資料

「MAKE HOPE. 胸に誇りを、未来に希望を」に関する件

・どんなに困難な時代であっても、どんなすばらしい時代であっても今日より明日が良くあってほしい。

@一年間の活動の意義を見出し、メンバー全員が一丸となって第一歩を踏み出すことで、より良い活動につながります。

A本例会は新入会員との出会いの場でもあります。お互いの未来をより良く変える存在となるべく交流を深めるきっかけとしていただきます。

3.実施上の問題点

 

@2020年度の活動への参画意欲について全体の14.3%のメンバーが高まることができなかったとの回答を得ており、100%の参画意欲の向上を達成できませんでした。

A例会100%出席の特別会員10名のうち、出席は9名のみとなりました。

B2019年度100%例会出席の特別会員への対外案内文について、文面に少し違和感がありました。

C理事長のプレジデンシャルリースがずれてしまうことがありました。

Dステージ上の動きで、演台やマイクの設置および撤去が遅れることがありました。

Eステージ上の設置・撤去を担当するアテンドメンバーの負担が大きくなってしまいました。

Fステージ向かって右から上がる階段がプロジェクターの設置位置とかぶってしまい、登壇する位置が把握してもらえませんでした。

G登壇者やプレゼンターに表示する「残り〇分」の用紙が小さかったために見えづらい場面がありました。

H新入会員の座る位置を事前に把握できていませんでした。

I新入会員への新年例会の出席確認連絡が直前の連絡になりました。

J今泉理事長から上村直前理事長への感謝状および目録をスムーズに表彰してもらうことができませんでした。

K例会100%出席者の表彰で、メンバーの座る席の位置によって移動時間に差があり、間が空いてしまうことがありました。

L100%例会出席者代表インタビューにおいて、スタンドマイクの設置を忘れました。

M100%例会出席の特別会員と100%例会出席の現役長岡JCメンバーへの表彰を同時にしてしまったため、100%例会出席の特別会員代表挨拶の意義が伝わりづらくなってしまいました。

N委員会紹介について、1委員会の紹介時間の長さや、委員長の待機時に気を緩めて座られていたため、委員会紹介時に会場全体の緊張感がなくなってしまいました。

O卒業生紹介について、新年の始まりに卒業生として紹介されるのは時期が早すぎるという意見をいただき、委員会紹介のように紹介をすることができませんでした。

P事前配布のアンケートで不備があり、当日回答してもらうことができませんでした。

Q二次例会の際、着席位置を御卒業生しか設定しておらず、開始までメンバーの着席に時間がかかってしまいました。

R二次例会の際、マイクを準備しておらずご挨拶や司会進行の声が届きづらい場面がありました。

S二次例会の際、締めの挨拶に時間をかけてしまいました。

4.次年度への引継事項

 

(改善すべき点)

@新年例会の開催時間が長く、参加したメンバーに飽きが生じた、委員会紹介等の各スケジュールの実施内容への不満足等が原因であると考えられます。そのため、開催時間の短縮化やメンバー全員に緊張感を持たせるように、メンバー全員を巻き込めるような実施内容の再検討、各スケジュールに関連するメンバーへの事前連絡と調整による実施内容の完成度向上により、参画意欲を100%高められる会にしてください。

A特別会員の方への案内文の配信や連絡に遅延や漏れがないようにし、出来る限りスケジュール調整を行ってください。

B2019年度100%例会出席の特別会員への対外案内文を、特別会員の方からのご意見を参考にしながら、文面を作成してください。

Cプレジデンシャルリースを安全ピンや両面テープ等で固定して、移動してもずれないようにしてください。

D実際の動きを念入りにリハーサルで確認することはもちろんのこと、スムーズに動けるようにシナリオを精査してください。

Eステージ上の設置・撤去を担当するアテンドメンバーを増員または他の手の余っているメンバーと連携するようにしてください。

Fプロジェクターをステージ上に設置し、登壇する位置までわかりやすくし、スムーズにアテンドできるようにしてください。

G「残り〇分」を表示する用紙をA3以上にして、登壇者やプレゼンターから見やすい位置から示せるようにしてください。

H専務理事や新入会員アテンド担当の運営幹事に事前に連絡し、新入会員の着席してもらう位置を事前に伝えておいてください。

I人財の運営幹事と連携して、理事会を通る段階で連絡先を把握し、早めに連絡するようにしてください。

J理事長とともに実際の動きを念入りにリハーサルで確認するようにしてください。

Kあらかじめメンバーを前方座席に集める、登壇/降壇について事前に運営幹事やメーリングリストを使い、周知するなどの対策をしてください

L実際の動きを念入りにリハーサルで確認することはもちろんのこと、スムーズに動けるようにシナリオを精査してください。

M100%例会出席の特別会員と100%例会出席の現役長岡JCメンバーへの表彰を分けて実施するシナリオを検討してください。

N委員会紹介について、時間の短縮化を図り、委員長にはステージ脇で待機してもらうようにしてください。

O卒業生紹介について、各卒業生が強い信念と参画意欲を持っていただけるようなプレゼンができる場を提供できるように、事前連絡を早めに行い、準備をしてもらってください。

P事前にアンケートの内容を精査して、不備のないようにしてください。

Qあらかじめメンバーを前方座席に集めるなどの対策をしてください

R事前に二次例会会場にマイクがあるかどうか、無ければマイクの設置を事前にしておいてください。

S締めの挨拶の内容を事前に考え、スケジュール管理を徹底してください。

 

(良かった点)

新年会と新年例会を分けて実施したことにより、新年例会では、特に対内メンバーをメインとして捉えた委員会紹介や卒業生紹介等を実施できたことで、メンバー同志の考えや想いを伝え合い、新たな1年に向けて意思を共有できる場となることができました。

石橋真緒運営幹事の司会が聞き取りやすく上手でした。新年例会として、晴れ着姿も様になっていました。

会場外もマイクの音が聞こえる設定により、特別会員のアテンド担当は会場外にいても中の状況をすぐ理解でき、スムーズな特別会員の誘導ができました。

 

5.委員長所見

 

本年度の新年例会は例年と異なり、新年会と別日に開催されることになりました。そのため、2020年度最初の事業である本例会中にメンバーが一丸となって踏み出すきっかけを作るべく、新しい試みを盛り込ませて設営をさせていただきました。開催時間も通常の例会と同じ19時から21時までとし、私を含めた8名の委員長による各委員会の事業内容についての紹介、また、本年度ご卒業される方々の紹介、そしてメンバーの結束をより深めるために二次例会も設営しました。委員会メンバーだけでなく、多くの方々からのご協力を得ることができ、事業目的の達成に繋がったと思います。

新しい試みを盛り込んだ理由として、既存メンバーに対しては自分が所属する委員会だけでなく、他の委員会の事業内容を知り全体の連携強化へ繋げるという意図がありました。また、初めてJCの事業に参加することとなる新入会員に対しては、同日に新年会がない今年度の設えではJCの活動内容や組織の規模を実感する機会が必要だと考えました。卒業生紹介については、残り一年となり限られた機会をより多くのメンバーと接していただき、多くの経験と想いを伝えていただくためのきっかけとなるよう設えさせていただきました。卒業生を囲み、メンバーだけで行う二次例会も含め、良い評価をいただけた面もあれば、新しく課題が見えてきた面もありました。特に、目的を持って例年にはないことを盛り込んだのであれば事前の趣旨説明を入れるべきだという意見には自身の至らなさを痛感いたしました。

野中大輔チーフは昨年8月に入会した若いメンバーですが、新入会員設営事業などの活動と並行しながら精力的に事業構築をしてくれました。チーフをサポートするために総務委員会メンバーも積極的に設営に参加してくれたおかげで例年以上のボリュームのある新年例会を開催することができました。

最後にこのような機会を与えていただいた今泉知久理事長をはじめ、スタッフの皆様、当日参加くださいました特別会員の皆様、委員会紹介にご尽力いただきました各委員長の皆様、卒業生紹介にご協力くださいました2020年度ご卒業生の皆様、野中大輔チーフをはじめとする委員会メンバー一人ひとりに感謝を申し上げ、委員長所見とさせていただきます。

 

 

 

審議対象資料・参考資料

 

 

審議対象資料

1.

収支決算書

2.

2020年度新年例会 次第

3.

2020年度新年例会 案内文(メンバー向け)

4.

2020年度新年例会 案内文(特別会員向け)

5.

直前理事長への記念品

6.

直前理事長への記念品目録

7.

100%例会出席者への記念品

8.

メンバー向けアンケート結果

9.

特別会員へのヒアリング結果

 

参考資料

1.

理事長所信 委員会事業計画 公益目的事業7項目

2.

2020年度新年例会出席者リスト(二次会出欠も含む)

3.

2020年度100%例会出席者リスト

4.

100%例会出席者記念品 過去リスト

5.

2020年度新年例会 シナリオ

6.

2020年度新年例会 場面図

7.

2020年度ご卒業生リスト

8.

備品リスト

9.

会場選定理由

10.

特別会員向け案内文配布先

11.

例会中に使用したパワーポイント資料(完全版

12.

委員会紹介(参考資料11から抜粋)

13.

卒業生紹介(参考資料11から抜粋)

14.

例年との比較表

 

 

前回までの流れ(引継事項ならびに意見と対応)

 

 

 

第5回財政審査会議

 

開催日

2020年

2月

5日

(水)

審査

意見1:

事業タイトルなど、未記入の欄に記入をしてください。

対応1:

必要事項を記入いたしました。

意見2:

参加員数結果の部分に出欠表のリンクを張ってください。

対応2:

出欠表を添付いたしました。

意見3:

案内文の配布先として特別会員のリストをつけてください。

対応3:

特別会員のリストを添付いたしました。

意見4:

決算書に預金出納帳を追加してください。

対応4:

預金出納帳を追加いたしました。

意見5:

特別会員からのヒアリング結果を追加してください。

対応5:

ヒアリング結果を追加いたしました。

 

第5回正副常任会議

 

開催日

2020年

2月

12日

(水)

協議

意見1:

委員会紹介や卒業生紹介に関する意見を追加してください。

対応1:

実施内容と今年度の工夫について記載いたしました。

意見2:

S番の引継事項について、意義や趣旨説明も含めた意見を追加してください。

対応2:

例会中に使用したパワーポイント資料を添付いたしました。

意見3:

新年例会と新年会が別になったことによる出席率の変化等について記載してください。

対応3:

比較表を添付いたしました。

意見4:

二次例会を実施してよかった点を追加してください

対応4:

実施内容と今年度の工夫について記載いたしました。

意見5:

新年例会と新年会を別にしてよかった点を追加してください。

対応5:

実施内容と今年度の工夫について記載いたしました。

 

第6回財政審査会議

 

開催日

2020年

3月

4日

(水)

審査

意見1:

文章の接続詞など一部読みづらい部分があるので修正してください。

対応1:

本文を精査し、修正いたしました。

 

第6回正副常任会議

 

開催日

2020年

3月

11日

(水)

協議

意見1:

本文中に意図の伝わりづらい表現があるので修正してください。

対応1:

意図の伝わる表現に修正いたしました。

 

 

議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

第5回

財政審査会議

202025

審査

 

第6回

正副常任会議

2020311

協議

第5回

正副常任会議

2020212

協議

 

第3回

理事会

2020318

協議

第6回

財政審査会議

202034

審査

 

第 回