一般社団法人長岡青年会議所２０２０年度事業報告書書式１

事業報告並びに決算（案）について

協議

●	ファイル名	：	20sotugyou_houkoku_rijikai_1
●	事業名	：	２０２０年度卒業例会・理事長引継ぎ式
●	専務理事	：	金子隼人	●	：	委員会名	：	総務委員会
●	財政局長	：	高田光	●	：	委員長名	：	下条祐貴
●	財政局長確認日	：	１２月１２日	●	：	文書作成者氏名	：	西野陵輔

事業要綱

１．実施に至る背景

これまで一般社団法人長岡青年会議所（以下「長岡ＪＣ」とする）において、明るい豊かな社会の創造のためにご尽力された１３名の卒業生と、「ＭＡＫＥ　ＨＯＰＥ．胸に誇りを、未来に希望を」のスローガンの下、長岡市の発展のために先頭に立って活動された今年度理事長の想いを次代へ繋ぐ場が必要と考えます。

２．対外目的

なし

３．対内目的

長岡ＪＣの活動にご尽力された卒業生１３名の功績を讃え感謝の意を示すと共に、「胸に誇りを、未来に希望を」の志を次代へ繋ぐことを目的とします。

４．ＳＤＧｓのゴールとターゲット番号およびその説明（資料）

番号

合致する部分

なし

なし

５．参加員数結果

（対外）なし

（対内）

対象	総数	出席数
卒業生	１３人	１１人
特別会員	１人	１人
長岡ＪＣメンバー（休会者除く）	１１４人	７３人
事務局員	１人	１人
合計	１２９人	８６人

出欠リスト

６．公益性の有無

無

事業概要

１．実施日

２０２０年１２月６日（日）

１５：３０〜１７：１０

（設営　１２：００〜１７；４０）

２．実施場所

長岡グランドホテル　蒼紫の間　会場

Ｚｏｏｍ

３．参加推進方法の

検証

（対内）

方法	詳細および対象者	添付資料
メーリングリスト	メーリングリストにてメンバーに配信	卒業例会案内文（卒業生） 卒業例会案内文（ＪＣメンバー）
委員会ＰＲ	各委員会開催時に２名及び３名でＰＲ
ＬＩＮＥ	各委員会の運営幹事を通して数回案内送付
電話	電話で出欠確認

ＰＲ戦略の総括 （パートナーやメディアにもっと理解していただき、より広く発信してもらうために何ができたか）

従来通りのＰＲ方法を行ったが、出席数は多くなかった。電話での出欠確認は未回答のメンバーのみだったが、欠席で回答していたメンバーにも再度参加を促せば良かった。また、縁が深いメンバーや各委員会スタッフから参加推進の協力を得られるよう働きかければ良かった。

４．決算総額

￥４０８，６５０−

収支決算書

５．外部協力者・

協力種別

有限会社井上スタジオ

６．引用著作物の

有無

無

７．対外配布資料の有無

無

８．実施組織

役割分担表

	項目	担当
事前準備	会場手配及び確認	○室橋竜太会計幹事
	事業計画書作成	○西野陵輔
	案内文作成・配信	○石橋真緒運営幹事
	メンバー出欠確認	○石橋真緒運営幹事、総務委員会メンバー全員
	会場打合せ	○石橋真緒運営幹事、西野陵輔
	シナリオ作成	○青木威憲
	卒業生ＪＣ歴確認	総務委員会メンバー全員
	卒業生記念品発注・確認	○室橋竜太会計幹事
	卒業生からの記念品・目録確認	○室橋竜太会計幹事
	席札作成	○渡邉重仁、野中大輔
	備品準備	○星野健太、西方太地
	メンバー向けＰＲ	総務委員会メンバー全員
	パワーポイント作成	○西方太地
	場面図作成	〇野中大輔
当日	会場設営	総務委員会メンバー全員
	統括責任者	〇下条祐貴委員長
	司会	〇石橋真緒運営幹事
	受付・会計	○室橋竜太会計幹事、星野健太
	音響	○下条祐貴委員長
	記録	○６５周年特別委員会・田中勝也（協力）
	パソコン操作	○野中大輔、西方太地、人財育成委員会・山本晃弘（協力）
	タイムキーパー・マイクチェック	〇野中大輔
	各記念品受け渡し補助	○青木威憲、青木直子事務局員、人財育成委員会・永島一樹（協力）
	誘導・演台及びマイク移動係	○青木威憲、伊部貴成、室橋竜太会計幹事
	ステージ下アテンド	○西方太地、室橋竜太会計幹事
	ステージ上アテンド	○青木威憲、伊部貴成
	備品管理	○室橋竜太会計幹事、石橋真緒運営幹事
	議事録作成人	伊部貴成
	議事録署名人	星野健太、石橋真緒運営幹事
	ＪＣＩ　Ｃｒｅｅｄ	野中大輔
	ＪＣＩ　Ｍｉｓｓｏｎ	西方太地
	ＪＣ宣言	青木威憲
	長岡ＪＣ宣言	室橋竜太会計幹事

目的達成の検証並びに引継事項

１．事業目的達成の検証	【事業目的に達した点】 �@ 卒業生に記念品を贈呈することでこれまで尽力された功績を称えるとともに、感謝の意を伝えることができた。 �A 出席したメンバーは卒業生が記念品を受け取る姿を見るとともに、これまでの経歴を聴くことで、ＪＣ活動に尽力された意思を引き継ぐことができた。 【事業目的に達しなかった点】 �@ 卒業生２名の欠席があり、全員の功績を讃えることができなかった。 【新しい取り組み】 �@ 卒業記念品は例年の陶板ではなく表装としたが、大方喜んで頂けた。 �A Ｚｏｏｍ併用で行うことで、現地に来れない卒業生及びメンバーにも参加してもらうことができた。
２．理事長所信に関する件	「Ｍａｋｅ Ｈｏｐｅ　胸に誇りを、未来に希望を」に関する件 卒業生が積み重ねてきた実績とそれに伴う周囲からの信頼があります。 会員一人ひとりが過去の実績を振り返り、その経験と想いを誇りとして継承することができれば、大きな巨人の肩に乗って遠くを見渡すことができます。
３．実施上の問題点	【事前準備】 �@ 協力者を依頼するのが直前になってしまい、協力して頂いたメンバーに迷惑をかけた。 �A サプライズ動画の撮影が直前になってしまった。 �B サプライズ動画の撮影について先輩への依頼が直前になってしまい、スケジュール調整等に対し失礼があり指摘を受けた。 �C 現地・Ｚｏｏｍ開催の判断が遅れてしまった。 �D リハーサルは直前含め４回行ったが、会場の設備の確認などで時間がかかり、実際の動きを通しで行う機会が足りなかった。 【当日】 �@ 理事長挨拶・専務理事報告時マイクが入っていなかった。 �A 動画の音量が小さく聞こえない箇所があった。 �B 卒業記念品について、各々への配慮が足りず一部内容に苦情があった。 �C アテンドがステージ上で卒業生の前を何度か通ってしまった。 �D 事前に出席の返事をもらっていたメンバーの欠席が多かった。 �E 理事長引継ぎ式がスムーズでなかった。 �F 会場内の椅子がかなり空いて見えたり、座席の位置によっては登降壇がスムーズでない場面があった。 �G 全体を通して拍手のタイミングが分からず、戸惑う場面があった。 【新しい取り組み】 �@ 卒業記念品に書かれている四字熟語の意味が分からないという意見があった。 �A Ｚｏｏｍ併用での設営となったため、委員会メンバーだけでは人数が足りなくなった。
４．次年度への引継事項	【事前準備】 �@ 人員が足らず他委員会に協力を依頼する場合は早めに依頼したほうが良い。 �A サプライズを行うのであればきちんと準備し、早めの準備を心掛ける。 �B 協力を依頼する場合は、目的等も含め詳細を共有し先方の都合に合わせ失礼のないように依頼する。 �C 　Ｚｏｏｍ等での開催の可能性があるのであれば可能な限り早めの判断が必要。 �D リハーサルはなるべく頻回に行い、当日の細かい動き等を意識して確認したほうが良い。 また、当日登壇するスタッフにも依頼し、事前確認・リハーサルを必ず行う。 �E ３万円以下の支払いは現金で行うように、見積段階で確認する。 【当日】 �@ 開始前もしくは演台を運んだ時にマイクのスイッチを確認したほうが良い。 �A 会場での映像や音声の確認を前もって行い、修正後再度確認できるようスケジュールを管理する。 �B 出来る限り卒業生と密に打ち合わせを行う。 �C 動線の確保をきちんと行う。 �D 興味を持って参加して頂けるような意識付けが必要。 �E 例えば椅子を使用する等、工夫が必要。 �F ステージ下の配置も登降壇の位置含め考えたほうが良い。 �G 設営委員会が予め拍手するタイミングを決めて率先して行う等しても良い。 �H 卒業生の功績を讃えるという意味では、欠席者もＪＣ歴を読み上げるべき。 �I サプライズ等を考えるのも大切だが、様々な配慮をして厳粛に行うこと。 【新しい取り組み】 �@ 意味のあるものについてはそれが分かるよう同封する等工夫すると良い。 �A 計画の段階で想定できるのであれば、議案構築の段階で協力依頼を盛り込むと良い。
５．委員長所見	１２月の卒業例会とは、これまでＪＣで活躍されてきた卒業生の皆様の功績を讃える場であり、そして組織のトップである理事長の役職を今年度から次年度へと引き継ぐ厳粛な場であります。 今年度はコロナ禍もあり、６月頃には卒業例会をどのような形で執り行うか委員会内でも意見を出し合い、例年通りの開催ができるのか、Ｚｏｏｍなどを併用した形になるのか、シナリオや場面図をどう作り込むかなど、様々な課題と向き合いました。 卒業記念品についても、最初は例年通り隆盛陶板をお送りするところでしたが、製作者の方が病気となり制作の見通しが立たなくなるといった問題も起こりました。 ですが、西野陵輔チーフを初めとした委員会メンバーはそこで後ろ向きになることなく、むしろこうした状況をきっかけと捉えてこれまでにない新しい形式の設営や記念品を考案してくれました。 結果として設営の人手が足りなくなり他委員会から協力して頂くといった問題点もありましたが、例会の目的を達成するという点では、とても意義のある設営ができたと思います。 例会当日や事前準備に限らず、この一年間委員会メンバー全員がしっかりと自分の役割に責任感を持ち、担いを果たしてくれましたことを委員長としてとても嬉しく思います。 最後に、このような機会を与えていただいた今泉知久理事長、多くの意見や助言をくださいましたスタッフの皆様、参加くださいました長岡ＪＣメンバー一人ひとりに感謝を申し上げ、委員長所見とさせていただきます。

審議対象資料・参考資料

審議対象資料
１．	収支決算書
２．	卒業例会案内文（卒業生）
３．	卒業例会案内文（ＪＣメンバー）
４．	卒業記念品選定資料
５．	卒業記念品
６．	横断幕
７．	出欠表

参考資料
１．	理事長所信　委員会事業計画　公益目的事業７項目　ＳＤＧｓ１７Ｇｏａｌｓ
２．	卒業生ＪＣ歴
３．	会場
４．	シナリオ
５．	卒業記念品配布担当表
６．	備品リスト
７．	記念写真配置図
８．	スライド

前回までの流れ（引継事項ならびに意見と対応）

●

第１５回正副常任会議

●

開催日

２０２０年

１２月

１６日

（水曜日）

審査

意見１：	四字熟語の意味に関して、今年はどうするのか。
対応１：	これから卒業生に対して何らかの形で提供します。
意見２：	スクリーンに卒業生のＪＣ歴がなかったが、四字熟語に気をとられてしまうので映してほしい。
対応２：	見え難いので名前や写真・四字熟語を重視したが、卒業例会の趣旨を考えるとＪＣ歴を映すべきでした。
意見３：	卒業生の功績を讃えるのに、欠席者のＪＣ歴は読み上げる必要がなかったのか。
対応３：	目的達成の意味では欠席者の分もＪＣ歴を読み上げるべきでした。
意見４：	アテンドが少人数で戸惑う場面があったように見えた。
対応４：	人数に余裕がない場合、他委員会からの協力をいただけるよう早めの要請をいたします。
意見５：	一部苦情があったとあるが、事業目的には達したのか。
対応５：	感謝の意を伝えるという部分では達成できたと思います。
意見６：	依頼が直前になった、一部失礼があった等の問題点は、具体的に記載したほうが良い。
対応６：	そのように修正します。
意見７：	登壇するスタッフに対する事前確認・当日リハを必ずしてほしい。また、卒業例会・理事長引継ぎ式でサプライズ等を行うのは良いが、様々な配慮をして厳粛に行ってほしい。
対応７：	早めにシナリオを作成し、登壇するスタッフに対してしっかりと事前確認します。式の目的を達成できるよう厳粛に執り行うよう引継ぎ事項に記載します。
意見８：	３万円以下の支払いを振り込みにしたのはなぜか。
対応８：	見積の段階で振込という形で了承を取ってしまっていました。事業計画書作成の際のチェックが必要と引継ぎ事項に記載します。

●	第　回理事会		●	開催日	２０２０年	月	日	（曜日）	審査
意見１：
対応１：
意見２：
対応２：
意見３：
対応３：
意見４：
対応４：

議案上程スケジュール

事業計画　・　予算				事業報告　・　決算
回数	諸会議名	開催日時	議事	回数	諸会議名	開催日時	議事
第　　回	財政審査会議	年　　月　　日	審査	第　　回	財政審査会議	年　　月　　日	審査
第　　回	正副常任会議	年　　月　　日	協議	第15回	正副常任会議	2020年12月16日	協議
第　　回	理事会	年　　月　　日	協議	第15回	理事会	2020年12月22日	協議