総務委員会「一般社団法人長岡青年会議所　2016年度　卒業例会　〜礎、そして始まる新たな物語〜　事業報告書」

協議

　

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ファイル名

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sotugyoureikai_houkoku_seifuku1

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事業名

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一般社団法人長岡青年会議所　2016年度　卒業例会　〜礎、そして始まる新たな物語〜

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委員会名

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総務委員会

●	担当常任理事	：	事務局長	：	北澤　晃	●	確認日	：	2016年12月16日
●	委員長名	：	委員長	：	諸橋　賢二	●	確認日	：	2016年12月16日
●	文書作成者氏名	：	事業チーフ	：	長部　茂也	●	作成日	：	2016年12月16日

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事業要綱

1．

事業実施に至る背景

これまで一般社団法人長岡青年会議所（以下、「長岡JC」とする）において、明るい豊かな社会の創造の為にご尽力された32名の卒業生の皆様と、「揺るがぬ固い絆」のスローガンの下、進取の気概を持って長岡JCの活動を支えてこられた拡大スタッフの皆様の功績を讃えるとともに、愛するふるさと長岡の創造に向けて志を継承する場として、卒業式の開催が必要だと考えます。

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2．

事業の対象者

対外対象者：なし

対内対象者：メンバー 158人、事務局員 1人　合計 159人（2016年12月9日現在）

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3．

事業目的　（対外）

なし

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4．

事業目的　（対内）

長岡JCの為に長年ご尽力されてきた32名の卒業生の功績を讃えて、感謝の意を示すと共に、長岡JCメンバーに「進取の気概を持ち」創始の志を継承していくことを目的とします。

また、「揺るがぬ固い絆」のスローガンの下、長岡JCの活動を支えてこられた拡大スタッフの皆様の功績を讃えるとともに、揺るがぬ固い絆で結ばれた一年間の締め括りとすることを目的とします。

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事業概要

1．

実施日時

(1)実施日: 平成28年12月10日（土）

(2)実施時間: 13：30〜14：50

(3)設営時間: 9：30〜15：20

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2．

実施場所・会場

(1) 会場名：ホテルニューオータニ長岡　NCホール

（添付資料名）：会場図

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3．	参加員数結果報告並びに参加推進方法の検証

（1）対外対象者

なし

（2）対内対象者

卒業生　　　　　　　　　 32人

拡大スタッフ　　　　　 18人 （卒業生6人を除く）

委員会メンバー　　　 12人 （卒業生・休会者除く）

長岡JCメンバー　 　 96人

事務局員　　　　　　　　 1人　

合計　　　　　　　　　　 159人 （2016年12月9日 現在、休会・退会者除く）に対して119人参加　　公欠3人

出席率　　　　　　　　　77.2％　　　卒業例会出欠表

（3）参加推進方法

�@ 出席率が向上するように、スケジュール確保していただくためにも理事会通過後、速やかに案内を配信しました。

【検証】会員交流委員会担当の忘年会の開始時間が確定していないことから、理事会通過後すぐの案内配信はできませんでした。時間確定後は速やかに案内配信を行いました。配信日は11月11日となりました。

�A メンバーへは例会や各委員会にて、工夫を凝らしたPRを行って出席を促します。

【検証】各委員会へはPRに行くことができませんでしたが、例会では工夫を凝らしたPRを行い盛況でした。

�B 卒業生の情報を記したメールマガジンを配信しました。

【検証】陶板内容については多くの方が見られたようで、大変好評でした。

�C 一度欠席の返事をいただいたメンバーには、再度電話にて出席のお願いをしました。

【検証】当初欠席で連絡をいただいていたメンバーも、何人か調整して出席していただきました。

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4．	決算・予算総額	決算総額：	￥639,684−	決算報告書へ
		予算総額：	￥650,000−

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5．	外部協力者・協力種別並びに礼状発送等の状況

　

有限会社井上スタジオ（写真撮影）

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6．

引用著作物の有無

無し

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7．

対外配布資料の有無

無し

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8．

公益性の有無

無し

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9．

実施組織

	項目	担当
事前準備	会場手配及び確認	平石優介運営幹事
	事業計画書作成	長部茂也、西脇宏
	案内文作成	西脇宏
	案内文配信	平石優介運営幹事
	出欠確認	平石優介運営幹事、総務委員会メンバー全員
	備品準備	佐藤太洋会計幹事
	シナリオ・場面図作成	西脇宏
	卒業生JC歴確認	総務委員会メンバー全員
	卒業生記念品発注・確認	佐藤太洋会計幹事、西脇宏
	卒業生からの記念品・目録確認	平石優介運営幹事、諸橋賢二委員長
	拡大スタッフ記念品発注・確認	佐藤太洋会計幹事、西脇宏
	席札作成	西脇宏
	メンバー向けPR	総務委員会メンバー全員
当日	総括	諸橋賢二委員長
	総括補助	長部茂也
	会場設営	総務委員会メンバー全員
	司会	平石優介運営幹事
	受付	佐藤太洋会計幹事、下条祐貴
	会計	佐藤太洋会計幹事、佐藤裕人
	JCI Creed唱和	石橋智宏副委員長
	JCI Mission並びにJCI Vision唱和	田中渉
	JC宣言文朗読並びに綱領唱和	曳田竜介
	長岡JC宣言唱和	佐藤栄治
	議事録作成人	��橋晋
	議事録署名人	小林孝史、下条祐貴
	音響	下条祐貴
	記録	佐藤裕人
	タイムキーパー・マイクチェック	長部茂也、下条祐貴
	各記念品受け渡し補助	松沢裕太、��橋晋、小林孝史
	誘導・演題及びマイク移動係	松沢裕太、��橋晋、大関英晃、小林孝史
	備品管理	平石優介運営幹事、佐藤太洋会計幹事

（1） 役割分担表

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10．

事業目的達成の検証

事業目的に達した点：

�@ 長年長岡ＪＣに関わり多くの功績を挙げた卒業生に、記念品を贈呈してその姿を見守ることで、功績を讃えて、感謝の意を示すと共に、「進取の気概を持ち」創始の志を長岡ＪＣメンバーに継承することができました。

�A 拡大スタッフへ記念品を贈り、皆で盛大な拍手を送ることで、一年間の功績を讃えることができました。

�B 年末の例会を厳粛に行うことができ、参加メンバーはこの1年間で築き上げた「揺るがぬ固い絆」のもと一体感を感じて例会に臨んでいただけました。

�C 例会設営時の動きや例会終了後の忘年会会場へのスムーズな移動は、委員会メンバーの率先した活動の表れであり、進取の気概をもって設営にあたった証であると感じました。また、一年間の締め括りに相応しく、委員会メンバー同士が築き上げた絆を感じることができました。

�D 卒業生には本例会を楽しんでいただくために設営に参加させませんでした。その結果、委員会の卒業生へ感謝の意を示すことができ、揺るがぬ固い絆で結ばれたことを実感することができました。

事業目的に達しなかった点：

�@ メンバー出席率が77.2％と目標としていた80％には僅かに届かず、参加できなかったメンバーに「進取の気概を持ち」創始の志を継承することができませんでした。

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11．

実施上の問題点

(1) 予算上の問題点

なし

(2) 運営上の問題点

・準備段階について

�@ 各委員会に赴いてPRを行う予定でしたが、どの委員会も動きがあわただしく予定確認が遅れ各委員会に赴くことができませんでした。

�A 年末年始という多忙な時期から、リハーサル時に委員会メンバーが全員集まることができませんでした。

・卒業生及び拡大スタッフへの記念品について

�@ 記念品の最終決定が遅くなり、その点を見越して早めに動いてはいましたが、あまり余裕無く定が早ければ早いほど余裕が生まれることから、早急に最終決定を促してください。

�A 拡大スタッフ記念品が当初ラッピングされていませんでした。直前に気付いて委員会メンバーにてラッピングをして対応しました。

�B 記念品を例年通りに隆勢陶板とするならば、隆勢陶板に記すJC歴の内容が、LOMが持つJC歴データ自体が間違えていたために、間違えたまま作成してしまいました。

�C 卒業生が隆勢陶板をもらい受けた際、内容がすぐわかるようにしてほしいとの要望がありました。

�D 卒業生が褒賞を受けた場合、褒賞を受けた事実を当日まで知り得ない為に隆勢陶板のJC歴に記載されません。

・受付について

�@ 例会出席予定メンバー数人が急遽欠席になりましたが、無断欠席の為に把握ができず設営サイドが困惑しました。

�A 卒業生に付けてもらうリボンの位置を決めていなかったために、受付が聞かれた際に即答できず困惑しました。

・会場設営について

�@ 記念品の担当である事務局員はリハーサル参加が当日からとなり、動き方がわからずリハーサル時に手間取りました。

�A 会場が予定人数よりも座席数が多いＮＣホールで、メンバーが会場後方に座わるなどしたために空席が目立っていました。

�B 欠席予定としていた卒業生が急遽出席となり、段取り等を含めて設営サイドが一時慌ただしくなりました。

�C 卒業生には本例会を楽しんでいただくために設営に参加させませんでした。結果、設営の人数が足りずに役割分担等厳しくなりました。

�D 拡大スタッフ記念品贈呈後の降壇の際、各自バラバラに降りて整然性に欠けました。

�E 卒業生が隆盛陶板をもらい受けて降壇する際に、記念品を受け取る設営メンバーの数が足りず、全員降壇するのに手間取りました。

�F 例会終了後にアナウンス等案内が無かったために、卒業生が記念品を持ったまま退場する方がいました。

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12．	『揺るがぬ固い絆』 〜「進取の気概を持ち」愛するふるさと長岡の創造〜 に関する事項

(1) 「絆」が生み出す無限の可能性

出席率向上を目指して最後までメンバーに参加を促す連絡をしたことで、結果は出なくともメンバー同士の絆が構築されたと感じます。

(2) 自身の変革から始まる可能性

委員会メンバーそれぞれがLOMの模範となる設営を目指して、事前準備やリハーサルへ積極的に参加する姿が見られました。また、卒業生を設営には参加させぬように、自らの担いを果たすべく進取の気概を持って設営を行っていました。

(3) 組織の可能性

例年通りの決まった流れの設営にならぬよう少しでも変えていこうと、委員会メンバー同士が熱い議論を交わし、より良い例会にすべく全員で取り組みました。

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13．	次年度への引継ぎ事項

・準備段階について

�@ 各委員会へは、早い段階から運営幹事を通じて委員会日程を確認し、常時2名以上で各委員会へ赴いてください。PR内容は事前に決めておき、委員会運営を妨げないスムーズな進行をお願いします。

�A 事前のリハーサルですが、早い段階から日程を決めて委員会メンバー各々の予定を確認し、調整を図ってください。

�B 当日の直前リハーサルは、最終確認に過ぎません。リハーサルに来ることができないのであれば、その委員会メンバーは各自の役割や周辺の動き、そして進行の内容などを確実に把握できているようにしておいてください。

�C 事前にＮＣホールが無料で借りられるか交渉し、全員参加できるように早めに調整をしてリハーサルを行ってください。

�D 外部協力者である記念撮影を行う業者とは1週間前には連絡を取り、綿密な打ち合わせを行ってください。

�E 委員会だけでなく事前にサイバー上でも意見を頂いての議案の協議や、リハーサルへの参加を早い段階から直接お願いするなどして、委員会メンバー同士の一体感をもった設営に繋げることができました。

�F PRを行う場合は、手法や内容を早い段階から協議を行ってください。また、その時期に実施される事業等も確認してPRに有効活用することも考えてください。

・卒業生及び拡大スタッフへの記念品について

�@ 予算の確定、記念品発注等の期限があるものに関しては早急に対応してください。理事長や専務などの関係者には委員長から確認を取ってもらい、早期の記念品等確定をお願いします。

�A 拡大スタッフ記念品のラッピングについて計画段階から考慮してください。

�B 記念品を例年通りに隆勢陶板とするならば、隆勢陶板に記すJC歴の内容は、LOMが持つJC歴データや過去の手帳自体が間違えている可能性もあるために、本人による事前確認をお願いしてください。

�C 隆勢陶板の内容をもらい受けた際にすぐわかるよう、同梱されている説明文を縮小コピーするなどして裏に張り付けることを考慮してください。

�D 卒業生が褒賞を受けた場合、本人の希望次第で後日記載することも可能です。その際は隆勢陶板を取り扱う業者とよく確認してください。

�E 遅延することなく予定通りに例会の開催を進めるために、事前の案内事項を、メール配信及び出欠確認の電話の際にしっかりと伝えるようにお願いします。

�F 記念品を例年通りに隆勢陶板とするならば、時間が掛かることから発注先へのやり取りは早めにお願いします。

・受付について

�@ 各委員会の運営幹事間で連絡を密に取り合い、当日の急な出欠席者の把握ができるように対応する準備を行ってください。

�A 入口付近は大変混雑します。受付を促し誘導するメンバーを設けるなど、受付をせずに例会会場に入場することがないよう対策をしてください。

�B 卒業生に付けてもらうリボンの位置を決めておき、受付メンバーにも周知をしてください。

・出席率向上について

�@ 卒業例会はその後に控える忘年会もあることから、通常の例会より開始時間が早いです。勘違いで遅刻や欠席とならないように前日または当日に開始時間と実施会場及びドレスコード等を、赤字にて強調した案内文にて再度メール配信を行ってください。

�A 例会の日程が決まり次第速やかに案内をメール配信すると同時に、各委員会のスケジュール確認と調整をお願いした上で、委員会ＰＲに赴いた際にあらためての出欠をお願いするようしてください。

�B 個別に声がけを行うときには、新年例会の趣旨・目的を伝える事や、懇意にしている等の相手に応じた委員会メンバーに声を掛けてもらうことが、効果的な声がけに繋がると考えます。

�C 毎年、時期的なことや早い開始時間等もあり出席率が低くなります。その為に出席率向上については早い段階から対策案を練り、対応するように行動に移してください。

�D 新入会員の中には「忘年会」に出席で返信したが「卒業例会」には出欠の返信をしていない方がいたので、新入会員受け入れ委員会を通じて双方に出欠の返信を出してほしいことを説明してください。

・会場設営について

�@ 記念品の担当は事務局員となりますが、リハーサル参加は当日のみとなります。誘導係及び補助係は早い段階で担当以外の動き方も把握して、事務局員を補佐するようお願いします。

�A NCホールのように収容人数が多い会場では、メンバーの着席位置がバラバラになってしまいがちとなります。前より着座していただくには前方の入り口から入場していただくのが効果的です。後方の入り口を封鎖して前方からの入場を促してください。また、出席人数より使用席数を把握し、後方の使用しない席についてはビニールテープで区切って座れないようにしてください。

�B 欠席としていた卒業生が当日出席できる場合も想定して、即対応できる準備をしておいてください。

�C 設営の際の必要な人数を早期に確認しておき、足りない場合は他委員会からの増援も視野に入れてください。

�D 正しく綺麗に登壇や降壇ができるよう、各誘導係は全体の動きを把握してしっかりと誘導ができるようにしてください。

�E 卒業生の人数に応じて、卒業生が記念品をもらい受けて降壇する際、設営が滞りなく進められるように記念品の受け取りの人数を増やすなどの対策をしっかりと行ってください。

�F 例会終了後に卒業生が記念品を持ったまま退場することの無いよう、例会終了とともにアナウンスを行い、記念品を回収できるような準備をお願いします。

�G 記念品贈呈の表彰補助担当者には、事前に渡す品数を伝えておき、数を揃えてお盆に載せるようお願いします。

�H 陶板を贈呈前に舞台袖にて仮置きする際は、タオルやシーツを敷いてテーブルや陶板本体が傷つかないようにしてください。

�I 会場によっては陶板の裏側にあるJC歴が見にくい場合があるので、紙でJC歴を作成し陶板の裏へ貼り付けてください。

�J JC歴を紙で作成する場合は、JC歴に振り仮名をつづってください。

�K ステージ上の椅子の並びなどは卒業生の数によって変動します。リハーサル時に一度並べるなどをして、より良く見える並び方を考えるようお願いします。

�L ステージ上のマーキングのテープは１種類だけでなく、物と人、動きに対応できるように数種類あると便利です。また、マーキングのテープに文字を書くと理解しやすくなります。

�M NCホールのステージでは登壇位置が分かりづらいために登壇の目安位置をマーキングするときれいに登壇ができます。

�N 遅刻者については、後方出入口より静かに入場する様に受付で案内するようにしてください。

・例会終了後について

�@ 卒業生への記念品は、後日委員会メンバーにて配布担当者を決めて直接手渡しに伺うなどの配慮をお願いします。

�A 全体写真を注文された方々への配布方法を検討してください。

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14．

委員長所見 　本年度卒業例会は理事長引継式が分離され、例会の目的と実施内容は単純化しつつ、卒業生の人数が例年よりかなり多く、進行への影響が懸念されるとことがありました。結果として写真撮影まで含めてほぼ予定時間どおり終了できたことは、陶板を読み上げていただいた五十嵐陽平理事長を始めとする関係者の皆様のお蔭であります。ご協力感謝申し上げます。忘年会との兼ね合いで実施時間が早く、若干の出席率低下がありましたが、卒業例会・忘年会をセットとしてあるべき姿を模索していく、その選択肢の一つとして、本年度の結果を次年度以降の議論の材料としていただければと思います。 　設営面では準備から後手に回ってしまったと後になって思うこともありました。スピーチ例会・忘年会担当委員会との連携が不足しており、卒業生の情報の入手・管理・利用についてもっと協力と共有をすべきでした。委員会の垣根を越えて協力体制を作ることで、各例会・事業をより良いものとすると共に、LOMの絆をより強固にする契機とすべきでありました。当日は卒業生5名が設営に参加できず人手不足の中、行き届かない部分はあったにせよ、大きな混乱はなく無事に設営することができました。日本出向により当日は参加できなかったものの、前日まで現場を指揮してぎりぎりまで資料修正してくれた西脇宏サブチーフ、経験の浅いメンバーが多い中で精神的支柱となってくれた長部茂也チーフを始めとする委員会メンバー一人ひとりに、委員長として、また一卒業生として感謝申し上げます。 　最後に、このような機会を与えていただいた五十嵐陽平理事長、的確に助言してくださいましたスタッフの皆様、参加くださいました長岡JCメンバー一人ひとりに感謝を申し上げ、委員長所見とさせていただきます。本当にありがとうございました。

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審議対象資料一覧（ここに記載したものは全て審議対象となります）

●電子資料　〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

	電　　　子　　　資　　料　　名
1	卒業例会案内文（御卒業生）
2	卒業例会案内文（メンバー）
3	卒業例会次第
4	収支決算書
5	横断幕デザイン
6	拡大スタッフ記念品
7	卒業生記念品
8	卒業生ステージ上席順
9	集合写真配置図
10	目録
11	卒業例会出欠表
12	隆勢陶板受渡し担当一覧
13	隆勢陶板卒業生配信資料

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前回までの流れ（意見と対応）

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第22回正副常任会議

●

開催日

2016年

12月

20日

（火曜日）

協議

意見1：

対応1：

意見2：

対応2：

意見3：

対応3：

意見4：

対応4：

意見5：

対応5：

意見6：

対応6：

意見7：

対応7：

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●

第1回次年度理事会

●

開催日

2017年

1月

11日

（水曜日）

協議

意見1：

対応1：

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●議案上程スケジュール

	事業計画　・　予算					事業報告　・　決算
	回数	諸会議名	開催日	議事		回数	諸会議名	開催日	議事
●	第11回	総務委員会	2016年6月23日	協議	●	第17回	総務委員会	2016年 12月15日	協議
●	第12回	総務委員会	2016年7月27日	協議	●	第22回	正副常任会議	2016年 12月20日	協議
●	第14回	正副常任会議	2016年8月 9日	協議	●	第1回	次年度理事会	2016年 1月11日	協議
●	第13回	総務委員会	2016年8月22日	協議	●	第1回	次年度理事会	2016年 1月11日	審議
●	第15回	正副常任会議	2016年8月30日	協議	●
●	第16回	理事会	2016年9月 6日	協議
●	第14回	総務委員会	2016年9月 7日	協議
●	第17回	理事会	2016年9月20日	協議
●	第17回	理事会	2016年9月20日	審議

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　参考資料一覧

　

	種　　別	資　　料　　名
1	電子	理事長所信　事業計画　公益目的事業7項目
2	電子	役割分担表
3	電子	会場図
4	電子	シナリオ
5	電子	場面図
6	電子	備品リスト
7	電子	席札
9	電子	卒業生JC歴一覧

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