議案本文

総務委員会　「一般社団法人長岡青年会議所　２０１５年度　新年例会事業報告書」

審議

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ファイル名

：

一般社団法人長岡青年会議所　２０１５年度　新年例会事業報告書

●

事業名

：

一般社団法人長岡青年会議所　２０１５年度　新年例会

●

委員会名

：

総務委員会

●	担当常任理事	：	常務理事	：	江口健太郎	●	確認日	：	２０１５年１月２８日
●	委員長名	：	委員長	：	大谷実	●	確認日	：	２０１５年１月２８日
●	文書作成者氏名	：	事業チーフ	：	星野眞樹	●	作成日	：	２０１５年１月２８日

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事業要綱

１．

事業実施に至る背景

私たち一般社団法人長岡青年会議所（以下「長岡ＪＣ」とする。）は、地域と共に地域の発展を創造する活動を続けています。単年度制の青年会議所は年初に一新される新体制となりますが、メンバーが一体感を持ち本年度の一歩を踏み出す場が必要と考えます。また、２０１４年度の活動において顕著な功績のあったメンバーを表彰し讃える場が必要と考えます。

２．

事業の対象者

対外対象者：例会出席率１００％の特別会員　１３人

対内対象者：メンバー　１３９人、新入会員　１６人、事務局員　１人　合計　１５６人（２０１５年１月８日時点）

３．

事業目的　（対外）

　なし

４．

事業目的　（対内）

２０１５年度最初の例会として、丸山清貴理事長のもとメンバーが一体感をもって、最初の一歩を踏み出すことを目的とします。また、佐田直人直前理事長への感謝を伝えると共に、例会出席率１００％の会員を表彰し、一年間率先して活動していく活気と誇りに満ち溢れた仲間となることを目的とします。

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事業概要

１．

実施日時

（１）実施日: 平成２７年１月８日（木）

（２）実施時間: １６:２０～１７:２５

（３）設営時間: １３:００～１７:４５

２．

実施場所・会場

（１）会場名: ホテルニューオータニ長岡　ＮＣホール

３．	参加員数計画並びに参加推進方法

（１）対外対象者

例会出席率１００％の特別会員１３人のうち６人

合計６人

（２）対内対象者

長岡ＪＣメンバー１３９人のうち１００人、新入会員１６人のうち１５人、事務局員１人

（休会２人、メンバー出席率：７３．０％、新入会員出席率：９３．８％、全体出席率：７５．２％　参考昨年度７４．６％）

合計１１６人

（３）参加推進方法

① 事業計画書のスタッフ会議通過が遅れ、案内文の配信が遅くなってしまったためにスケジュール確保のお願いも遅れてしまいました。

② 各委員会に出向きＰＲを行い、出欠の締め切り前にＰＲを完了できました。また卒業例会にてＰＲを行うことにより多くのメンバーへ新年例会の重要性を伝えることができました。

③ 例会出席率１００％の特別会員に対しては、謝恩会にてお声掛けさせていただき、６人が参加の意思を示してくださいました。その後電話にてお願いし３人から前向きに検討してくださるお返事をいただき、結果として６人の特別会員より出席いただきました。

４．	決算・予算総額	決算総額：	￥１１１，０８１－	決算報告書へ
		予算総額：	￥１１４，０００－

５．	外部協力者・協力種別

なし

６．

引用著作物の有無

無

７．

対外配布資料の有無

　無

８．

公益性の有無

　無

９．

実施組織

（１）役割分担表

事前準備	○印：責任者
会場手配及び確認	○山子文孝会計幹事、星野眞樹
事業計画書作成	星野眞樹
案内文作成	飛永賢樹運営幹事、○山子文孝会計幹事、星野眞樹
案内文配信	飛永賢樹運営幹事、山子文孝会計幹事
出欠確認	○山子文孝会計幹事、高野泰、星野眞樹
感謝状・記念品発注	星野眞樹
記念品包装	大谷実委員長、諸橋賢二副委員長、山子文孝会計幹事、難波俊輔、高野泰、八木野寿人、久保和喜、○星野眞樹、田村智宏
シナリオ作成	○諸橋賢二副委員長、星野眞樹
目録作成	星野眞樹
席札作成	山子文孝会計幹事
場面図作成	星野眞樹
備品表作成	○山子文孝会計幹事、星野眞樹
備品手配および管理	○山子文孝会計幹事、星野眞樹
委員会PR	大谷実委員長、○山子文孝会計幹事、難波俊輔、竹田義将、北國真哉、星野眞樹、佐藤栄治、涌井祐二、田村智宏
会場設営	総務委員会メンバー全員

当日	○印：責任者
総括	大谷実委員長
総括補助	星野眞樹
会場設営	大谷実委員長、諸橋賢二副委員長、飛永賢樹運営幹事、山子文孝会計幹事、水澤元博、難波俊輔、高野泰、竹田義将、八木野寿人、○久保和喜、北國真哉、星野眞樹、佐藤栄治、田中智積、野村祐太、田村智宏
司会	諸橋賢二副委員長
受付、ハンドブック・ネクタイ・周年バッジ配布	○山子文孝会計幹事、水澤元博、八木野寿人
議事録作成人	涌井祐二
議事録署名人	高野泰、大関雅人
ステージ上誘導、演台移動	北國真哉、涌井祐二
ステージ下誘導	久保和喜、田村智宏
ゴング、理事長メモ運搬	久保和喜
ステージ上マイク移動	八木野寿人
特別会員誘導	難波俊輔
遅刻者誘導、入り口ロープ撤去	高野泰
記録、遅刻者席ロープ撤去	田中智積
音響	大関雅人
記念品運搬	難波俊輔、高野泰、八木野寿人
新入会員登壇指導	田村智宏

１０．

事業目的達成の検証

事業目的に達した点：

① 当日に電話にて会場と開始時刻を伝えることで会場間違い等の遅刻者をなくすことができ一体感をもった設営につなげることができました。

② 座席数の多いＮＣホールでも、着座可能な席を絞ることでバラバラと座ることなく、前列より詰めて座ることができ一体感を持った設営ができました。

③ ２０１５年度最初の例会を厳粛に行うことができ、参加メンバーは一体感をもって最初の一歩を力強く踏み出せました。

④ 佐田直人直前理事長へ感謝状と記念品を贈り、皆で盛大な拍手を送ることができ感謝を伝えることができました。

⑤ 佐田直人直前理事長の作った醤油を例会出席率１００％の会員が笑顔で受け取ることができたのが最大の感謝の表現となったと考えます。

⑥ 例年より多くの特別会員が出席くださったことは、特別会員とメンバーの絆と例会出席率１００％表彰の価値をより一層高めていただきました。

⑦ 上記⑤より、例会出席率１００％の会員の表彰で登壇したメンバーの表情からは活気と誇りを感じることができました。

⑧ 例会終了後、新年会会場へのスムーズな移動はメンバーの率先した活動の表れとであり、一年間率先して活動していく活気と誇りに満ち溢れた仲間となることができました。

事業目的に達しなかった点：

① メンバー出席率が７５．２％にとどまり、目標としていた８０％には届かず、ＬＯＭとしての一体感が不足しメンバーが揃って一歩を踏み出せたと十分に感じることができませんでした。

１１．

実施上の問題点

（１）予算上の問題点

　　なし

（２）運営上の問題点

① 新入会員が多く挨拶の時間が２０秒と短くなってしまい、入会の想いを十分に話していただくことができませんでした。

【対策】通しのリハーサルをしっかりと行い時間配分を考えたスケジュールに組み直す必要があります。

② ネクタイや周年バッジの配布と着用に時間がかかり、ネクタイを着ける間にドアクローズとなってしまったメンバーがいました。

【対策】ネクタイを配布するので着用しての入場をお願いする事前案内をする必要があります。

③ 特別会員の入場の場面で、予定より５分程度早く進行していたため、間に合わなかった方がおり、遅刻者用入口から入場していただくこととなりました。

【対策】１５分前の集合をお願いしましたが、来られない場合は電話連絡するなど最後まで出欠状況の確認が必要です。

④ 特別会員への連絡が十分でなかったため、メンバーの受付と同時刻に来られた特別会員がいました。

【対策】特別会員へのメール案内を事前に作成し、早い段階で連絡し最終案内として電話連絡が必要と考えます。

１２．	「未来(あす)への挑戦と覚悟」に関わる効果

① 昨年まで特別会員の参加が少なかったですが、本年度は謝恩会や電話、訪問によりお願いし６人より参加いただきました。

② 厳粛に設営できるように特別会員の退場前に演台をステージ上に戻す理由などを突き詰めて議論しました。

③ 新入会員の動線指導を自発的に行える自主性がありました。

１３．	次年度への引継ぎ事項

青年会議所運動について

① 一年間率先して活動していく活気と誇りに満ち溢れた仲間となるには多くのメンバーの参加と魅力的な表彰が必要になります。参加率の向上をはかること、例会出席率１００％の会員表彰を工夫することが今後の青年会議所活動の活性化につながると考えます。厳粛な中でも活気を感じられる工夫をお願いします。

準備段階について

① 誘導係、記念品やバッジの補助係の動きがスムーズな進行の鍵を握りますので、入念な打ち合わせ・リハーサルが不可欠です。記念品の担当は事務局員、バッジの担当は事務局長になります。リハーサルを繰り返しに行うことで、誘導係及び補助係は早い段階で動き方を把握してください。

② 新入会員の方々へ登壇の流れを周知するように、受け入れ委員会と十分な打ち合わせを行ってください。また、例会開始前に新入会員のリハーサルを行うことをご検討ください。

③ 新年例会の進行状況や新年会の段取りにもよりますが、新年度最初の例会ですので「若い我ら」を３番まで歌えるようにリハーサルやシナリオの精査を行ってください。

④ 例会出席率１００％の会員への記念品贈呈については、前年度の例会出席に対しての表彰ですので、直前理事長より行っていただくこともご検討ください。

備品管理について

① 新年例会と新年会に使用が重複する備品については、事前にその引継ぎや使用後の管理（返却）について各委員会の備品担当者間で確認をして、備品リストについても同様式のものを作成し情報の共有を行ってください。

② バッジ授与のバッジは理事長が取り出しやすい様に配置する必要があります。

③ 例会当日に欠席して記念品の受け渡しができなかったメンバーに対しても、後日速やかに連絡をして記念品をお渡しください。記念品が長期間にわたり事務局に放置されないよう、後の管理をしっかりと行い、残ることがないようにしてください。

受付について

① 入口付近は大変混雑していますので、受付を促し誘導するメンバーを設けるなど、受付をせずに例会会場に入場することがないよう対策をお考えください。

② 新年例会は、新しい委員会の所属になって最初の例会ですので、所属委員会ごとの出欠表ではなく、前年度の会員番号順の出欠表を用意して受付を行うことを検討してください。

③ 新年例会と新年会の設営委員会が異なる場合には、受付で混乱しないよう事前に各委員会の受付担当者間で役割分担を確認してから、出欠表の作成と共有、ハンドブック・領収書等の配布物のセットを行ってください。

出席率向上について

① 新年例会は通常の例会より開始時間が早くなります。勘違いで遅刻や欠席とならないように前日または当日に開始時間と実施会場、ドレスコード等を個別に連絡することが効果的です。

② 例会出席率１００％の特別会員には、早期にご案内を行い、参加を促す工夫をしてください。特別会員の方の声を聴くと、「自分一人だけの出席だと恥ずかしい」と考えている様子です。卒業例会や謝恩会などご卒業生が多く集まった時に案内をし、多人数の状態にて参加のお願いをすると効果的と考えます。

③ 新年例会の出席率向上のためには、例会の日程が決まり次第速やかに案内を発信すると同時に、委員会ＰＲで各委員会へおもむく前に、各委員会メンバーのスケジュール確認と調整をお願いした上で、各委員会へおもむいて出欠の確認を行う等をご検討ください。

④ 個別に声がけを行うときには、新年例会の趣旨・目的を伝える事や、相手に応じた委員会メンバーに声をかけてもらうことが効果的な声がけに繋がると考えます。

会場設営について

① 新年例会終了後、新年会会場に速やかに移動し、出迎えの準備をしなければならないメンバーも多くいますので、例会終了後に新年会会場へ移動を促すアナウンスを一度きりではなく繰り返し行ってください。

② ＮＣホールで行う場合はマイクの音声を受付にも聞こえるように音響の設定をして例会の進行状況を全員が把握できるようにすると設営しやすくなります。

③ ＮＣホールのステージ上の整列はきれいに見える円弧上をお考えください。ロープで円弧を描き、マーキングするときれいに仕上がります。

④ ステージ上のマーキングのテープは１種類だけでなく、物と人、動きに対応できるように数種類あると便利です。また、マーキングのテープに文字を書くと理解しやすくなります。

⑤ ＮＣホールのステージでは登壇位置が分かりづらいために登壇の目安位置をマーキングするときれいに登壇ができます。

⑥ ＮＣホールのように収容人数が多い会場では、メンバーの着席位置がバラバラになってしまいがちとなります。前より着座していただくには前方の入り口から入場していただくのが効果的です。後方の入り口を封鎖して前方からの入場を促してください。また、遅刻者は後方からの入場となるように誘導が必要です。

１４．

委員長所見

本年度の新年例会は開催日が早いこともあり、次年度段階に動くことが多く、２０１４年度の活動と並行しての事業構築となりました。そのような中でも、丸山清貴理事長のもとメンバーが一体感を持って最初の一歩を踏み出すため、総務委員会では一歩上をめざすという覚悟を持って「本来どうあるべきなのか」「何のために行うのか」を一つひとつ議論しながら事業構築を行ってまいりました。

設営にあたっては、リハーサルと実働資料の精査を繰り返すことで、当日も各メンバーが自らの役割を成し遂げ、２０１５年度の最初の例会を厳粛に執り行う事ができました。また、本年度は６人の特別会員からも出席していただき、メンバーとともに佐田直人直前理事長に感謝を伝えることができました。

そして、議論を重ねながら事業構築を行っていく中で、委員会メンバーの結束が深まり、一体感をもって当日の設営にあたることができたこと、また、星野眞樹チーフがチーフとしての役割を全うし、若い委員会メンバーにチーフとしてのあるべき姿を見せてくれたことは、委員会メンバーの成長を感じられ私にとっての誇りとなりました。

最後に、そのような機会を与えていただいた丸山清貴理事長、的確なご意見をいただいたスタッフの皆様、当日参加いただいた特別会員の皆様、そして星野眞樹チーフをはじめとする委員会メンバーに感謝を申し上げ、委員長所見とさせていただきます。本当にありがとうございました。

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審議対象資料一覧（ここに記載したものは全て審議対象となります）

●電子資料　〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

	電　　　子　　　資　　料　　名
1	案内文
2	次第
3	シナリオ
4	場面図
５	出欠表
６	差異発生理由書

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前回までの流れ（意見と対応）

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第２回正副常任会議

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開催日

２０１５年

１月

２７日

（火曜日）

協議

質問１：	新年例会は開始時間が通常より早く、例年開始時間を勘違いしていて遅刻してくるメンバーを見かけますが、遅刻者はいましたか。
回答１：	メンバーへは当日に電話連絡をしましたので遅刻者は事前に連絡のあった数名でした。また、特別会員の方にも事前に集合時間の連絡をしていましたが、所用にて時間に間に合わなかったという方がおられました。
意見２：	開始時間が通常と異なる場合の対応が引き継ぎ事項に記載がありませんでしたので、引き継ぎ事項への記載をお願いします。
対応２：	引き継ぎ事項へ記載しました。
質問３：	例会出席率１００％の特別会員が６名参加していただきましたが、感想等は聞いていますか。
回答３：	新年会で挨拶と共にお礼をした時に、「来てよかった」との感想をいただいています。
意見４：	自分が卒業したときもぜひ１００％を達成し新年例会へ出席したいと思いますので、ぜひ次年度にも引き継いでいただきたいと思います。また、特別会員の方が２名入場に間に合わなかったこともしっかりと引き継ぎ、改善をお願いします。
意見５：	参加推進方法の①で、スタッフ会議通過とスケジュール確保の記載が分かりづらいので修正願います。
対応５：	修正しました。
質問６：	事業目的達成の検証で事業目的に達した点と達しなかった点どちらにも、一体感をもった設営とありますが委員会としてどう考えていますか。
回答６：	達した点では参加されたメンバーは一体感を感じることができたと考えており、達しなかった点ではＬＯＭ全体としての一体感が不足していたと考えています。
意見７：	分かりやすく表記を変更してください。
対応７：	修正しました。
意見８：	青年会議所は運動発信体なので、引き継ぎ事項には運営面だけでなく、運動発信についても記載をしてください。
対応９：	追記しました。
質問９：	一歩上を目指した結果はどうなりましたか。
回答９：	特別会員から６名の出席をいただけたこと、例会出席率１００％の表彰を直前理事長に行ってもらうことができたことが挙げられますが、メンバー出席率が８０％に届かず一歩上に届かなかった部分もありました。
質問１０：	ＬＯＭメンバーが一歩上を目指していける例会としての仕掛けは何でしたか。
質問１０：	理事長の挨拶を拝聴することとセレモニーを厳粛に行うことで一致団結して一生懸命頑張ろうという気概をもっていただくことと思います。
質問１１：	セレモニーが一体感をもって気概をもつことになりますか。
回答１１：	厳粛に元気よく行うことで一体感と気概をもつことができると考えます。
質問１２：	セレモニーは毎年おこなっていることで、違う形でのセレモニーは考えましたか。
回答１２：	委員会で議論はしましたが、例年通りとしました。
意見１３：	例年通りを行って、一歩上を目指したというのは違和感があります。
質問１４：	ＮＣホールのメリットは何ですか。
回答１４：	立派な会場なのでそこで例会をできることはメンバーの誇りにつながると考えます。また、ステージが席から見やすい配置となっていますので、出席者へ伝わりやすい会場と考えます。会場側から理解をしていただき、協力が得やすく設営しやすいと考えます。
質問１５：	ＮＣホールのデメリットは何ですか。
回答１５：	座席数が多いために、一体感をもった設営には座席の配置を工夫する必要があります。また、入り口から舞台袖への動線が長いために、余裕をもったスケジュールや人員をあてる必要があります。

●議案上程スケジュール

	事業計画　・　予算					事業報告　・　決算
	回数	諸会議名	開催日時	議事		回数	諸会議名	開催日時	議事
●	第１回	総務委員会	２０１４年１０月２３日	協議	●	第５回	総務委員会	２０１５年　１月２０日	協議
●	第２回	総務委員会	２０１４年１１月　７日	協議	●	第２回	正副常任会議	２０１５年　１月２７日	協議
●	第８回	スタッフ会議	２０１４年１１月１３日	協議	●	第３回	理事会	２０１５年　２月　５日	審議
●	第３回	総務委員会	２０１４年１１月２０日	協議	●
●	第９回	スタッフ会議	２０１４年１１月２７日	協議	●
●	第４回	総務委員会	２０１４年１２月　３日	協議	●
●	第１０回	スタッフ会議	２０１４年１２月　９日	協議	●

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　参考資料一覧

	種　　別	資　　料　　名
１	電子	備品表
２	電子	例会出席率１００％の会員名簿
３	電子	感謝状
４	電子	記念品目録
５	電子	記念品イメージ
６	電子	役割分担表
７	電子	登壇時立ち位置

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